Menyelenggarakan acara virtual telah menjadi norma baru dan kebutuhan penting bagi semua bisnis, termasuk bisnis Anda, karena ini merupakan pengalaman yang nyaman dan fleksibel bagi peserta Anda di seluruh dunia.
Anda dapat mengadakan acara virtual menggunakan sumber daya internal Anda, namun acara virtual yang dilaksanakan dengan baik juga memerlukan peralatan dan keahlian yang tepat. Jika tidak, acara virtual Anda bisa gagal.
Berbekal pengalaman luas di industri acara, DOREMi menyoroti 5 manfaat yang akan Anda dapatkan saat menggunakan Penyedia Profesional untuk acara virtual Anda:
Kami akan berbagi dengan Anda 5 tips membuat acara virtual yang bagus:
1. Buatlah rencana yang komprehensif
Rencana Anda untuk acara virtual yang baik harus mencakup:
- Tujuan – peluncuran produk, pernikahan, festival musik online & lainnya.
- Penanggung jawab dan tim panitia untuk mengawasi jalannya acara virtual atau hybrid.
- Target audiens atau peserta.
- Jenis atau format acara virtual – webinar, lokakarya, konferensi, acara hybrid, dll.
- Tempat yang cocok untuk berlangsungnya acara virtual.
- Biaya atau metode pendaftaran, harga produk & lain-lain (jika ada).
- Sponsor – peluang branding, uang, produk atau layanan (jika ada).
- Hasil yang diharapkan atau tujuan acara virtual.
2. Pilih waktu terbaik
Setelah Anda menguraikan rencananya, Anda perlu mengatur tanggal, waktu dan durasi pertemuan virtual Anda. Cobalah untuk menghindari mengadakan acara virtual pada hari libur panjang karena peserta Anda mungkin akan berlibur. Kecuali jika sudah direkam sebelumnya dan dapat diakses oleh peserta secara online bahkan setelah acara! (Itu adalah poin plus untuk rekaman acara virtual/hibrida)
Jika acaranya hybrid, pastikan tidak berbenturan dengan acara lain yang mungkin dihadiri target pasar Anda, setiap industri memiliki kalender, peak season, dan low time masing-masing. Tidak lupa juga memperhitungkan masa logistik dan karantina antar negara, hal ini akan membuat acara virtual atau hybrid Anda jauh lebih efektif bagi pembicara, peserta, penjual, sekaligus pembeli.
Untuk mendapatkan hasil maksimal dari rentang perhatian peserta, kami sarankan untuk merencanakan acara virtual Anda seperti webinar, lokakarya, konferensi, atau acara hybrid yang berdurasi antara 45 menit hingga 1 jam dengan jeda 10 menit agar peserta tetap fokus.
3. Terlibat dengan peserta Anda
Selain konten yang tepat, Anda dapat membangun keterlibatan dengan peserta Anda dengan melakukan hadiah, pertanyaan, komentar, jajak pendapat, atau kuis. Ada juga faktor eksternal yang akan membantu mempertahankan keterlibatan dengan peserta Anda:
- Visual: Gunakan branding visual yang konsisten seperti logo, tema, warna kontras tinggi, dan font besar. Ini membantu menciptakan pengalaman yang konsisten & membuat merek Anda mudah diingat. Tidak hanya itu, pengoptimalan seluler, bahasa sederhana, dan teks singkat untuk audio, video, dan gambar akan membantu peserta untuk tetap fokus sepanjang acara virtual.
- Audio: Mematikan suara retakan selama acara virtual. Uji mikrofon, speaker, suara video, input dan output audio Anda untuk memastikan semua orang dapat mendengarkan semua suara yang relevan dengan jelas tanpa gangguan apa pun.
- Jika Anda mengadakan pameran virtual, sebaiknya sediakan pelayan virtual atau meja depan sehingga peserta dapat mengajukan pertanyaan dan mengetahui perkembangan terkini dalam pameran virtual.
4. Mempekerjakan profesional untuk acara virtual
Ada banyak perangkat lunak, aplikasi, plugin, dan layanan online gratis untuk acara virtual Anda. Namun, apakah Anda dan para peserta dapat segera menyelesaikan masalah teknis apa pun pada hari itu?
Layanan acara virtual profesional akan membantu Anda mulai dari perencanaan hingga pelaksanaan acara virtual Anda dengan sukses. Pakar teknis dan teknisi mereka juga akan memastikan semua peralatan seperti kamera, mikrofon, speaker, perangkat lunak, dan koneksi berfungsi dengan benar selama acara virtual Anda.
DOREMi memiliki pengalaman luas dalam industri layanan acara. Dengan demikian, Anda dapat yakin ketika memilih kami sebagai perusahaan acara virtual untuk membantu merencanakan acara virtual Anda.
5. Kirim pengingat sebelum acara virtual
Ingat, soroti manfaat acara virtual Anda, teriakkan secara rutin di media sosial, dan kirimkan beberapa pengingat kepada peserta setidaknya 2 hingga 3 minggu sebelum hari acara virtual Anda.
Acara virtual adalah cara yang efektif, menyenangkan, dan interaktif untuk terhubung dengan target pasar Anda. Namun, untuk membuat acara virtual yang baik memerlukan banyak perhatian mulai dari perencanaan, produksi hingga teknisnya juga. Jika Anda berencana mengadakan acara virtual, hubungi kami untuk DEMO GRATIS sekarang!
