Gli eventi ibridi possono sembrare un argomento scoraggiante. Ormai hai sicuramente sentito il termine ibrido; è l'argomento di discussione in città nel settore degli eventi.
Secondo Bizzabo, il 59.4% degli esperti di eventi prevede che gli eventi ibridi saranno il futuro e una strategia vitale per gli organizzatori nel 2021.
Poiché gli eventi ibridi sono un concetto nuovo e cosa significhi ospitarne uno non è ancora chiaro, abbiamo preso questa enorme nozione e l'abbiamo trasformata in informazioni pratiche in cui rispondiamo alle vostre domande più frequenti (FAQ).
Le 10 domande più frequenti
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Qual è la differenza tra eventi virtuali e ibridi?
Un evento virtuale si svolge interamente online, mentre un evento ibrido si svolge sia in un luogo fisico che virtualmente.
Gli eventi ibridi hanno una partecipazione fisica limitata, ma hanno un’ampia portata virtuale come gli eventi virtuali.
Ospitare eventi ibridi significa che ci sarà un pubblico dal vivo con te all'evento fisico e anche partecipanti virtuali che guarderanno dal vivo ovunque si trovino. Tuttavia, ci sono restrizioni per i partecipanti fisici. Mentre gli eventi virtuali hanno solo partecipanti virtuali.
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Quali tipi di eventi ibridi esistono?
Gli eventi ibridi sono un mix di eventi fisici e virtuali. Esistono 2 tipi di eventi ibridi; interno ed esterno. Esistono distinzioni significative tra i due, incluso il tipo di evento, i numeri, lo scopo e il marketing. Allora, cosa sono esattamente gli eventi ibridi interni ed esterni?
a) Eventi ibridi interni
Gli eventi interni sono programmi destinati a trarne beneficio stakeholder interni come dipendenti, dirigenti e personale. In molte aziende è difficile riunire tutti gli stakeholder interni in un unico posto. Qui entrano quindi in gioco gli eventi ibridi. Scegli un luogo per il tuo evento, come la sede della tua azienda, quindi trasmettilo in live streaming a tutti da altri stati o eventi a livello globale.
Ti consente di mescolare partecipanti fisici e virtuali senza compromettere la qualità e il coinvolgimento.
I vantaggi includono:
- la possibilità di personalizzare il vostro incontro,
- fornire materiale eccellente e approfondito a tutti i tuoi ospiti,
- migliorare il tuo formato di rete,
- collaborare e visualizzare in modo efficace le proprie idee,
- condurre un incontro/evento fruttuoso con il supporto in tempo reale fornito dal tuo fornitore di servizi.
Ecco alcuni tipi di eventi ibridi interni:
- Team Building
- Conferenze aziendali
- Riunioni interne più ampie
- Cerimonie di premiazione
- Formazione
- Cena annuale aziendale
b) Eventi ibridi esterni
Gli eventi ibridi esterni differiscono da quelli interni in quanto è il loro pubblico previsto non limitato ai dipendenti dell’azienda.
I partecipanti frequenti a un evento ibrido esterno sono persone esterne all'azienda che possono condividere a interesse comune o avere un problema condiviso che l'organizzatore ibrido potrebbe essere in grado di risolvere.
Questa è la scelta ideale se cerchi flessibilità e coinvolgimento in prima linea. Gli eventi esterni includono quanto segue:
I vantaggi includono:
- per generare lead
- per creare fedeltà al cliente
- per costruire relazioni
- aumentare le vendite e il marchio o far conoscere il nome e i prodotti della tua azienda.
Ad esempio eventi ibridi esterni:
- Conferenza ibrida: Con le conferenze ibride, puoi collegare facilmente ospiti globali e locali. Cerca una piattaforma che offra funzionalità coinvolgenti come zone di networking, riunioni B2B, scambio di biglietti da visita, gamification, emoticon, chat dal vivo, domande e risposte e sondaggi dal vivo.
- Fiera ibrida: Una fiera ibrida combina elementi virtuali e fisici per consentire agli espositori e ai marchi di raggiungere un pubblico più ampio con immagini, video e presentazioni accattivanti. DO RE MI è uno dei migliori per vivere una fiera ibrida di prim'ordine.
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Che tipo di servizi vengono forniti per gli eventi ibridi?
- Approvvigionamento della sede
- Gestione dei contenuti
- Servizio di streaming Web personalizzabile
- Registrazione dell'evento
- Installazione in loco con tecnici designati
- Attrezzatura in loco fornita
- analisi dei dati
- Applicazione per eventi mobile
- Diagrammi e posti a sedere
- Chat room e strumenti di coinvolgimento per i partecipanti
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Quanto tempo è necessario per pianificare e coordinare efficacemente un evento ibrido?
A seconda della portata dell’evento, il tempo necessario per la pianificazione varia. Può variare da 2-6 mesi per webinar molto grandi a 1-2 settimane per eventi più piccoli come le normali videoconferenze.
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Come si integrano i partecipanti di persona e quelli online?
I partecipanti online possono interagire con i partecipanti e i relatori in sede tramite chat dal vivo, streaming di domande e risposte, classifiche, sondaggi con quiz, giochi, stanze per gruppi di lavoro, cabine fotografiche AR e social media utilizzando un hashtag personalizzato.
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Quali sono i requisiti tecnici in sede consigliati per ospitare un evento ibrido?
La checklist definitiva per un evento ibrido sicuro, fluido e coinvolgente:
- Chioschi per il check-in: con i chioschi per il check-in automatico, puoi creare un'esperienza di arrivo automatizzata e senza contatto al tuo prossimo evento.
- Stampanti per badge: migliora il processo di registrazione dei partecipanti e di monitoraggio della partecipazione al tuo evento.
- Codice QR: i partecipanti scansionano semplicemente i codici QR e l'app mobile li collega immediatamente. Scambiare informazioni, conversare durante l'evento e seguire l'evento dopo l'evento per potenziali clienti commerciali.
- Attrezzatura SOP – Punto di screening obbligatorio per il processo di ingresso alla sede. Ai fini della sicurezza dell'evento, è necessaria la preparazione delle apparecchiature SOP dell'evento, come scanner della temperatura, disinfettanti automatici per le mani, barricate e pali per le code.
- Espositori: grazie alle robuste funzionalità di recupero dei lead dell'app mobile, espositori e sponsor possono ora incontrare partecipanti che condividono i loro interessi.
- Attrezzature per eventi come sistema audio e luci, sistema audiovisivo, schermo LED, servizi di segreteria (computer portatili, stampante...), soluzioni di rete ecc.
- Flusso di lavoro di registrazione.
- Call for papers: assicurati che venga consegnato con un processo semplificato che aumenta le iscrizioni e semplifica le revisioni.
- Dashboard delle attività in sede e online.
Chiedendosi quali sono i punti tecnici a cui prestare attenzione in un evento ibrido? Ecco un articolo per informazioni più dettagliate.
Se stai cercando un affitto Attrezzatura SOP per il tuo evento, non cercare oltre, forniamo tutto noi DO RE MI!
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Sono necessari team di supporto/produzione? Come potrebbero aiutarti?
SÌ. Il team di produzione è tenuto alla gestione della tecnologia e all'esecuzione creativa per offrire un'esperienza di evento impeccabile per coinvolgere il pubblico con il tuo marchio e i tuoi contenuti. Inoltre, per garantire che il feed remoto preregistrato o live venga trasmesso senza sforzo e che la larghezza di banda Internet sia compatibile.
Contattaci se stai cercando un team di produzione. Squadra DO RE MI ha gestito con successo oltre 100 eventi virtuali/ibridi. DOREMi è una pluripremiata società di produzione di eventi con una selezione completa di attrezzature per eventi e una vasta conoscenza degli eventi a tua disposizione. Siamo specializzati nella produzione di eventi, Evento virtuale, Evento ibrido, Installazione AV permanente, segnaletica digitale creativa, Suono & Illuminazione, Sistemi di stadiazione, Mappatura della proiezionee Noleggio attrezzature per eventi.
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Quanto è difficile organizzare un evento ibrido e come possiamo garantire che nulla vada storto?
La chiave per un evento di successo dipende dalle vostre esigenze e dal livello delle attrezzature coinvolte. Inoltre, è fondamentale una preparazione dettagliata e attenta e una comunicazione chiara con il fornitore AV durante le fasi di pianificazione. Si consiglia di testare tutte le apparecchiature e le connessioni uno o due giorni prima dell'evento vero e proprio. Quel giorno, il team di produzione dell'evento avrebbe dovuto assicurarsi che tutto fosse nel giusto ordine.
Oppure puoi assumere DO RE MI team che ha sempre colto ogni opportunità per creare un'esperienza di eventi ibrida senza soluzione di continuità, dal mantenere il pubblico coinvolto e interattivo all'aggiornamento del ruolo dei relatori e alla risoluzione dei requisiti di sicurezza, AV e produzione.
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Come sapere se gli eventi ibridi sono quelli giusti per te?
Gli eventi ibridi sono la scelta giusta per te SE VUOI:
- Organizza un evento su larga scala in più aree geografiche.
- Aumentare la portata di un evento/partecipanti
- Incentivare gli sponsor
- Organizzare eventi di formazione e abilitazione interni
- Allunga la vita del tuo evento aggiungendo una componente digitale.
- Organizzare un evento durante una pandemia o vincoli di tempo per i partecipanti
- Risparmia tempo e denaro
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Quali sono gli elementi chiave di un evento ibrido?
Ci sono 6 elementi chiave principali per un evento ibrido di successo:
una piattaforma
Per supportare esperienze ibride, è necessaria una tecnologia avanzata per gli eventi. La piattaforma dovrebbe fornire ai partecipanti una varietà di funzionalità e opportunità da esplorare.
L'accessibilità della piattaforma si riferisce alla capacità di accogliere esperienze e canali con transizioni fluide tra dispositivi e piattaforme in grado di fornire esperienze coinvolgenti.
Quindi, scegli una piattaforma in grado di trasmettere in streaming tutti i contenuti senza problemi, nonché ottimi strumenti di networking.
b) Contenuto
In un evento ibrido, i tuoi contenuti sono probabilmente ancora più vitali. Non solo i tuoi partecipanti di persona dovrebbero essere interessati, ma anche i tuoi partecipanti virtuali dovrebbero essere coinvolti durante l'evento.
Gestisci il contenuto e l'agenda generale dei tuoi relatori per assicurarti che siano tutti preparati e che le loro presentazioni siano accattivanti. Produrre contenuti riconoscibili per connettersi con i partecipanti e farli sentire coinvolti.
c) Commercializzazione
Un evento ibrido attira sia ospiti di persona che virtuali. Ciò fornisce all'organizzazione l'opportunità di attirare il doppio o più del numero di persone all'evento, il che implica che il marketing dell'evento è fondamentale.
Per attirare un gran numero di partecipanti, dovrebbe essere creato un sito web dell'evento accattivante che mostri tutti i dettagli del programma e le potenziali e-mail inviate ai registranti. In breve, crea siti Web o display per attirare un'ampia varietà di pubblico target.
d) Registrazione
Il processo di registrazione per un evento ibrido dovrebbe essere semplice come quello di un evento in loco. Dovrebbe essere creata una pagina Web di registrazione dell'evento brandizzata con i colori dell'organizzazione e le informazioni sull'evento in modo che i potenziali partecipanti possano accedere rapidamente a tutte le specifiche del programma.
È necessario progettare percorsi di registrazione personalizzati per i partecipanti di persona rispetto ai partecipanti virtuali in modo che possano iscriversi a sessioni adeguate. Una registrazione senza soluzione di continuità per una facile accesso ai tuoi partecipanti.
e) Sponsor
Per commercializzare i tuoi eventi ibridi fornendo allo stesso tempo significative opportunità di networking per i tuoi partecipanti e sponsor. L'interazione online è un'opzione interessante che altre aziende possono utilizzare per le trattative di sponsorizzazione.
Individuando gli sponsor degli eventi, l'azienda è in grado di tagliare le spese aumentando al tempo stesso la pubblicità del nome dello sponsor. È fondamentale sfruttare l’ambiente Internet e cercare sponsorizzazioni di eventi virtuali unici per contribuire a introdurre maggiori entrate, che alla fine si tradurranno in un maggiore ROI.
Se l'azienda trasmette l'evento in streaming dal vivo o su richiesta, ha una fantastica opportunità di generare entrate attraverso banner pubblicitari, contenuti con biglietti, segmenti sponsorizzati, gadget digitali e così via.
f) Raccolta dati
Il vantaggio degli strumenti virtuali è che raccolgono dati dettagliati che offrono all'organizzazione informazioni uniche sul coinvolgimento del pubblico che possono essere utilizzate e implementate nel marketing e in altre attività aziendali.
Ad esempio, gli strumenti software basati su cloud semplificano la gestione e l'estrazione dei dati da più strumenti su un'unica piattaforma. Non è necessario disporre di una grande quantità di spazio di archiviazione per archiviare e gestire le informazioni. Gli eventi possono essere gestiti da remoto e i dati possono essere archiviati nel cloud e accessibili da qualsiasi luogo con le credenziali appropriate.
Quindi, non aver paura di diventare ibrido! DO RE MI offre una soluzione per eventi ibridi su misura. Utilizza il nostro team interno di esperti digitali e lo studio SCCC per migliorare l'esperienza del tuo evento con una soluzione personalizzata.
Il nostro studio SCCC offre software e hardware di alta qualità per lo streaming live dalla sede ai delegati remoti, consentendo di ridurre il numero di pubblico e massimizzare l'esposizione e la pubblicità.
Conclusione
Gli eventi ibridi sono il meglio di entrambi i mondi. Che tu voglia ospitare un'assemblea generale annuale o una fiera, una piattaforma di eventi ibrida può essere utile a tutti.
Ci auguriamo che le risposte a questo evento ibrido ti aiutino a comprendere le diverse parti degli ibridi e forniscano esempi e suggerimenti dal mondo reale.
Sapere cosa stanno diventando prima di bagnarti le mani!
