회사의 다음 대규모 회의, 컨퍼런스 또는 컨벤션을 계획하고 계십니까? 이해관계자들이 새로운 주와 호텔을 조사해 달라고 요청했습니다. 그들은 당신이 “흔들어서” 계획을 다시 시작하기를 원합니다. 코로나19의 새로운 변종이 등장하면서 집결 규정은 어떻게 진화할 것인가? 참석자들이 소파에 편안하게 앉아 가상으로 시청할 수 있는 시대에 직접 참석하기 위해 기꺼이 여행할 의향이 있습니까?
미래를 형성할 상승 추세에 대해 알아보세요. 이벤트 기획의 미래. 이벤트 기획의 미래는 알 수 없는 일로 가득 차 있습니다.
이벤트 전문가들 사이에서는 "정상으로 돌아가는 것"이 화두입니다. 그러나 가상 이벤트 기술과 변화하는 참석자 행동으로 인해 이벤트 기획 장면이 완전히 바뀌었기 때문에 미래는 팬데믹 이전의 일상과 같지 않을 것입니다.
라이브 이벤트가 다시 돌아오고 있다는 사실에도 불구하고 '이전에 본 것과는 전혀 다른' 이벤트가 될 가능성이 높습니다. 가상 이벤트가 계속됨에 따라 해당 부문이 천천히 회복되기 시작하면서 많은 경우 통제할 수 없는 새로운 장애물이 발생할 것입니다. 확실히, 많은 정보를 얻으면 성공하는 데 도움이 되고 밤에 더 쉽게 쉴 수 있게 될 것입니다.
이 기사에서는 새로운 법률(규정)이 일상 계획에 어떤 영향을 미치는지 등 앞으로 체크리스트에 추가해야 하고 추가할 많은 요소를 살펴보겠습니다.
1. 소싱의 뉴노멀
많은 이벤트 기획자는 팬데믹으로 인해 짧은 시간 내에 새로운 역량을 구축해야 합니다. 즉, 보다 안전한 이벤트 계획을 위해 멀리서 장소를 소싱해야 합니다. 여기에는 장소 가용성에 대한 최신 정보를 유지하고 예상치 못한 상황에 대비하는 것뿐만 아니라 주 및 호텔마다 다른 새로운 요구 사항을 고려하여 선택한 위치가 조직에 가장 적합한지 확인하는 것도 포함됩니다.
귀하의 표준 및 기타 지침을 충족하기 위해 장소와 긴밀히 협력하는 것은 소싱 프로세스의 새로운 주름입니다. 또한 참석자 중 일부는 행사 참석에 대해 긴장할 수도 있고 다른 일부는 황홀할 수도 있습니다. 이러한 모든 요소를 염두에 두고 기본부터 시작하는 것은 소싱을 시작하기 위한 환상적인 장소입니다. 이제 다음과 같은 질문을 예정된 회의 장소에 물어봐야 합니다.
- 고객이 가장 자주 이용하는 공간의 소독 일정은 어떻게 되나요?
- 호텔의 체육관과 운동 장비에는 어떤 청소 절차가 마련되어 있나요?
- 투숙객이 소독용 물티슈를 사용할 수 있나요? 항균 손 소독제는 어떻습니까?
- 비접촉식 체크인과 열쇠 없는 객실이 있나요?
- 어떤 종류의 혁신적인 소독 기술을 사용합니까?
사회적 거리두기를 위해서는 장소 배치가 중요합니다. 예를 들어, 500명을 수용할 수 있는 시설을 더 이상 사용할 수 없습니다. 참석자들은 행사장이나 호텔에서 사회적 거리두기를 어떻게 처리하는지 생각할 것입니다. 그들은 또한 이벤트에 등록하고 참석하기 전에 모든 사람을 서로 안전하게 보호할 방법을 알고 싶어할 것입니다. 장소마다 참여 방법이 다릅니다.
안전한 이벤트 경험을 위해 이벤트에 대한 사회적 거리두기 규정을 갖춘 이벤트 계획을 세울 때 다음 규칙은 필수입니다.
- 각 장소에 적절한 참석자 수를 확보하기 위해 사회적 거리두기 및 안전 규칙을 준수하도록 이벤트를 설계합니다.
- 공공장소의 손 씻기 스테이션, 마스크 스테이션, 벽걸이형 청소 스테이션 및 기타 편의 시설의 위치를 계획합니다.
- 계획이 지정된 표준을 충족하는지 확인하기 위해 회로도 검사를 수행합니다.
- 이해 관계자와 협력하고 장소를 가상으로 둘러보면서 이벤트가 마지막 세부 사항까지 어떻게 나타나는지 확인하십시오.
- 참가자에게 안전한 환경을 제공하도록 평면도를 맞춤 설정할 수 있습니다.
그 외에도 안전한 이벤트 계획 및 개최와 관련하여 디지털 이벤트 다이어그램 작성 도구 및 가상 투어는 다음을 포함하여 사회적 거리두기를 처리하는 훌륭한 접근 방식입니다.
- 행사의 성격 변화에 대해 걱정하는 참석자들에게 마음의 평화를 제공
- 모든 안전 기준을 충족하고 사회적 거리두기에 대한 주 및 지역 지침에 따라 구역을 설정합니다.
- 스트레스 없이 도착하는 참가자를 위해 비접촉 체크인이 가능합니다.
- 회의 공간이 예상 참석자를 수용할 수 있을 만큼 충분히 큰지 확인하고 과밀을 방지합니다.
- 화살표를 사용하여 참석자의 흐름을 지시하고 행사장 내에서 원활한 움직임을 제안합니다.
- 전략적 구역에 쉽게 접근할 수 있는 손 소독제 장치 설치
장소 요구 사항에 대해 이해했다고 생각했던 모든 것을 잊어 버리십시오. 사회적 소외(거리두기)로 인해 모든 것이 변화하고 있습니다. 기술을 사용하면 적합한 장소를 찾고 호텔에서 중요한 정보를 수집하여 해당 장소가 뉴 노멀에 적합하고 손님의 요구와 우려 사항을 충족하는지 확인하는 데 도움이 됩니다. 행사장을 직접 방문하지 않고도 행사장 프로필의 다이어그램을 보고 공간을 실제로 이해할 수 있습니다.
여기에는 행사장의 물리적 공간을 찾고 관리하는 것부터 손님이 체크인하는 방법, 이벤트를 통해 이동하는 방법, 자료를 소비하고 서로 네트워크를 형성하는 방법에 이르기까지 이벤트 경험의 모든 측면에 대한 세심한 준비가 필요합니다. 팬데믹으로 인해 적합한 장소를 찾는 것이 더욱 어려워졌습니다.
2. 여행과 기획자: 고려해야 할 새로운 문제
코로나19가 우리의 모임 및 여행 능력에 계속 영향을 미치는 동안 회의 및 행사 사업은 위험에 처할 것입니다. 그러나 코로나19는 새로운 기술과 비즈니스 모델의 채택을 강요하고 해당 부문을 가상 및 하이브리드 이벤트로 전환함으로써 변화의 촉매제임이 입증되고 있습니다. 오늘날 여러분이 걱정하는 대부분의 문제는 안전에 관한 것입니다.
고려해야 할 몇 가지 생각은 다음과 같습니다.
- 위험과 직원의 여행 의지를 고려하십시오.
직원의 안전과 보안을 유지하는 것은 모든 조직의 최우선 순위 목록입니다. 직원이 기꺼이 다른 비행기를 타고 행사 장소로 날아갈 의향이 있습니까? 그렇다면, 그들의 안전을 보호하기 위해 어떤 예방 조치를 취해야 합니까?
- 예산.
이벤트 계획은 특히 예산 책정과 관련하여 어려운 작업이 될 수 있습니다. 생각하고 계획할 것이 너무 많습니다. 경제가 회복되고 산업이 붕괴 직전에 있을 때 예산 제한은 너무나 현실적입니다. 그렇기 때문에 모든 기업 이벤트 기획자는 기획 예산이 필요합니다. 이는 이벤트의 모든 부분을 준비하고 과도한 비용을 지출하지 않고 절약하는 데 도움이 될 것입니다.
행사예산 템플릿을 활용하면 세밀하게 계획하고 예상치 못한 상황에 대비할 수 있습니다. 더 적은 비용으로 더 많은 일을 한다는 것은 여행 날짜, 호텔, 이벤트에 동행할 직원 수 선택과 관련하여 이상적이지 않은 조건을 처리하는 것을 의미합니다.
- 교통안전청(TSA)은 안전을 어떻게 처리합니까?
여기 여러분의 손에 닿지 않는 것이 있습니다. 하지만 여러분은 그것을 알고 있어야 합니다. 이는 국내여행과 해외여행 모두 마찬가지이다. 행사 여행과 관련된 압박감 증가는 귀하의 참석 경험에 상당한 영향을 미칠 수 있으며 앞으로도 그럴 것입니다. 단계 안전 지침:
- 위험과 잠재적인 완화 조치를 평가하십시오.
- 귀하의 이벤트와 관련된 위험을 이해하고, 이벤트 안전 계획을 개발하고, 이벤트 위험 평가를 통해 조치를 취하십시오.
- 안전 예방 조치를 취하십시오.
- 이벤트에 대해 설명한 위험 관리 조치를 취하세요.
- 정책과 프로세스를 공유하세요.
- 물리적 거리 두기 지침과 같은 안전 및 보안 조치가 무엇인지, 참석자와 직원이 무엇을 해야 하는지 명확하게 설명합니다.
- 안전 체크리스트를 활용하세요.
- 행사 전 체크리스트를 검토하고 행사 안전의 우선순위를 정하세요.
- 항공사는 안전과 청결을 어떻게 관리합니까?
통제할 수는 없지만 항공사 선택에 영향을 미칠 수 있는 또 다른 요소입니다. 이는 귀하의 회사가 하나의 운송업체에만 확신을 갖고 있으며 이는 직원과 참석자 모두에게 영향을 미칠 수 있음을 의미할 수 있습니다.
- 단체 여행 계약은 참가자 이름, 크레딧, 취소 언어 측면에서 융통성이 있는지 확인하십시오. 이러한 어려운 시기에 적절한 유연성을 보장하려면 장소 파트너와 긴밀히 협력하는 것이 필수적입니다.
- 방 블록의 마모가 적절한지 확인하십시오.
일반적으로 낮은 감소율을 협상하거나 계약에 완화 또는 재판매 조항이 포함되어 있는지 확인하려고 시도합니다. 잠재적인 참석자가 결국 여행을 원하지 않을 수도 있다는 것을 깨닫게 되면 뉴노멀에서는 이탈이 증가할 가능성이 높습니다. 잠재적인 장소에 문의하세요.
3. 행사의 안전을 보장하기 위한 현장 물류
도착하면 이벤트 설정과 실행 계획이 매우 달라질 것입니다. 고려해야 할 몇 가지 사항은 다음과 같습니다.
- 행사의 디자인과 레이아웃. 사회적 거리두기를 실천할 수 있도록 공간 배치를 변경하세요.
- 다음의 공간 제약. 이벤트 프로그램의 규모를 조정하고 있나요? 과거에 소프트웨어를 실행하는 데 필요한 공간은 현재 필요한 공간과 근본적으로 다를 수 있습니다.
- 인터랙티브 기술. 참가자들이 건강 문제를 겪은 후 터치 스크린을 사용하는 것이 불안할 것이라는 점을 고려하십시오. 체크인 데스크나 세션룸 밖에 긴 줄이 늘어서 있는 경우는 어떻습니까? 직원이 동일한 장치를 반복적으로 터치해야 하는 요구 사항을 최소화하기 위해 보다 수동적인 출석 추적 방법을 조사할 수 있습니다.
- 건강과 안전을 위한 절차. 마찬가지로, 현장에서 알아야 할 새로운 건강 및 안전 예방 조치는 무엇입니까? 스테이션을 소독하고, 장비를 청소하고, 장소의 법률을 준수하는 업데이트된 장소 청소 일정을 만드는 것을 고려하세요.
- 음식과 음료를 이용할 수 있습니다.. 예를 들어, 뷔페와 셀프서비스 대안은 세균 전파를 줄이는 기술을 제공하고 있습니다.
- 하이브리드 이벤트. 직접 참석할 의사가 없거나 참석할 수 없는 참석자의 접근성을 높이기 위해 오프라인 이벤트에 대한 가상 옵션을 만들 가능성을 조사합니다.
- 표지판. 표지판을 사용하여 건강한 식습관을 장려하고 손님에게 교육을 제공하십시오.
4. 보험을 활용하여 투자 보호
대규모 행사를 조직할 때는 투자금을 보호하는 것이 필수적입니다. 대규모 프로젝트에는 셀 수 없이 많은 세부사항이 포함되며, 그 중 어느 것 하나라도 잘못될 가능성이 있습니다. 취소, 지진, 열대성 폭풍, 홍수 외에도 이벤트 보험에 대한 관심이 높아지고 있습니다.
글로벌 팬데믹 상황에서 이벤트를 보장하려면 장소와의 연계가 드럼처럼 긴밀해야 합니다. 이때 보험이 적용됩니다. 보험은 이벤트 보험의 모든 측면을 관리하는 데 도움을 주며 귀하, 귀하의 직원, 자원봉사자, 관중, 방문객, 전시자 및 기타 사람들을 위한 포괄적인 보호를 제공합니다.
이벤트 자금을 보호하는 것도 중요합니다. 게다가, 우리 모두는 다음에 무슨 일이 일어날지 확신할 수 없기 때문에 기획자와 조직은 회의와 행사를 조직할 때 신중하게 행동하고 있습니다. 결국 이벤트에는 상당한 재정적 투자가 필요합니다.
5. 조달 과정의 함정과 해결책
다국적 금융 서비스 회사든 소규모 비영리 회사든 모든 비즈니스에 회의 비용은 중요합니다. 고려해야 할 문제는 다음과 같습니다.
인력 부족, 과도한 비용, 네트워킹 우선 순위 실패. 변경 사항 추적 잊어버리기, 날씨 백업 계획 부족, 일정 변동 무시, 경험 부족, 손님 너무 많음, 이벤트 관리 프로세스 없음, 참석자 참여 간과, 설정 및 분석 시간 부족, 기타 이벤트 및 법률 조사 실패, 캡처 실패 데이터, 과도한 프로그래밍, 공급업체 확인 실패.
장소와 공급업체가 귀하와 긴밀히 협력하고 안전, 위험 등에 대한 조직의 모든 요구 사항을 충족하는지 확인할 수 있도록 "조달 플레이북"을 준비하십시오. 모든 요구 사항을 최신 상태로 유지하여 주요 연결을 활용하십시오. 오프라인 이벤트를 위해 수문이 열리면 장소가 꽝 닫힐 것이기 때문입니다.
6. 회의 및 이벤트 위험 완화
벤저민 프랭클린은 “1온스의 예방은 1파운드의 치료만큼 가치가 있다”고 말했습니다.
아무리 많은 계획을 세워도 계획대로 되지 않는 일은 늘 있기 마련이다. 위험 관리는 모든 이벤트에 신속하고 효과적으로 대응할 수 있도록 보장하는 준비 프로세스의 중요한 요소입니다.
오프라인 이벤트 사업을 다시 시작하기 위해 많은 노력을 기울였지만 이벤트가 취소될 가능성이 있다고 가정해 보세요. "높음", "중간", "낮음" 범주의 모든 취소 위험을 평가하고 재무, 법률, 조달 담당자와의 회의를 통해 만일의 사태에 대비할 수 있습니다. 간단히 말해서, 이를 어떻게 처리하느냐에 따라 사소한 사고와 중대한 문제가 달라질 수 있습니다.
위험을 파악하고 이를 제거하거나 관리하기 위한 효과적인 솔루션을 고안하면 안전하고 보안이 유지되는 이벤트를 조직하는 데 큰 도움이 될 것입니다. 최선의 조치를 알리고 조언할 수 있도록 중요한 결정 기간의 날짜를 기록해 두십시오.
맺음말
이제 참석자의 웰빙이 그 어느 때보다 최우선 과제가 되어야 합니다. 긴장하고 주저하는 대중의 두려움을 해소해야 합니다. 주최측이 안전한 경험을 더 많이 창출하고 홍보할수록 성공적이고 참석률이 높은 이벤트를 개최할 가능성이 높아집니다.
"뉴 노멀"은 우선 순위의 구조적 변화를 수반하며, 이는 여전히 발판을 찾으려고 노력하는 업계의 기획자에게 스트레스가 될 수 있습니다. 지금 할 수 있는 일은 미래를 위한 전투 카드를 만드는 것입니다. 이를 통해 이벤트 우선 순위를 자신 있게 관리할 수 있으며 솔직히 부담도 덜 수 있습니다. 무엇보다도 도레미는 이것이 여러분이 의지할 수 있는 자원이 되기를 바랍니다. 이것이 최고의 컨퍼런스를 준비하는 데 어떻게 도움이 되었는지 알려주세요!
그래도 확신이 없다면 고용하세요. 도레미 이제 선구적인 컨셉과 최첨단 기술을 활용한 미래 지향적인 이벤트 기획이 가능해졌습니다. 고품격 서비스로 여러분의 스트레스를 날려드립니다. 당사의 전문가 팀이 귀하의 모든 '뉴 노멀' 이벤트 요구에 맞는 새롭고 창의적인 솔루션을 제공할 수 있습니다.
