Perancangan untuk persidangan itu perlu dimulakan sekurang-kurangnya enam bulan sebelum ia dijadualkan berlangsung. Terdapat beberapa faktor yang anda mesti pantau.
Saya hanya boleh membayangkan semua soalan yang bermain di kepala anda. Di manakah anda bermula?
Jika anda ingin menganjurkan acara yang hebat, bagaimanakah anda memilih pembesar suara yang sempurna? Lokasi manakah yang anda fikir paling sesuai?
Jangan risau, kami menyokong anda!
Adakah anda bersedia untuk mula merancang mesyuarat yang akan datang?
Berikut ialah panduan perancangan persidangan komprehensif yang akan memastikan anda dan pasukan anda berada di landasan yang betul:
1. Pastikan lokasi sesuai dengan acara
Suar yang tidak dijangka boleh ditambah pada persidangan dengan menggunakan lokasi unik. Persidangan telah diadakan di muzium, tempat bersejarah, teater, perpustakaan, dan tempat sukan. Tetapi menilai keperluan kumpulan anda: Sesuatu tempat harus memudahkan kerja persidangan, bukan mengambil perhatian. Pastikan terdapat tandas yang mencukupi untuk saiz acara anda, makanan memenuhi sebarang sekatan diet dan tempat itu mematuhi ADA.
Hotel dan pusat persidangan dibina khusus untuk menampung keperluan ini dan membolehkan para hadirin menumpukan perhatian pada kandungan prosiding, jadi jangan terlepas pandang lokasi konvensional ini. Kemudahan bilik hotel, penetapan harga berkumpulan, dan kemungkinan rangkaian yang dipertingkatkan dengan menempatkan semua orang di satu lokasi amat berfaedah untuk persidangan yang menarik tetamu luar bandar.
Hidupkan persidangan luar biasa tanpa bimbang!
2. Beri setiap tetamu kelebihan rangkaian
Sediakan lencana nama persidangan anda: Sebab utama individu menghadiri persidangan adalah untuk rangkaian. Di samping itu, rangkaian bersemuka adalah beberapa kali lebih berjaya daripada rangkaian internet semasa mencari pekerjaan. Perhimpunan ini membolehkan individu bercakap dengan orang lain yang berkongsi hobi profesional atau peribadi mereka, memudahkan pencapaian mereka.
Jika anda menggunakan atau mencipta apl persidangan, pertimbangkan cara apl itu sendiri boleh memudahkan perangkaian:
a) Sebelum persidangan: Membenarkan peserta mengimport profil LinkedIn mereka dan bukannya memerlukan mereka membina profil khusus acara; membenarkan orang ramai untuk menetapkan minat dan pengkhususan mereka dan memaparkan pengguna lain yang berminat dalam topik yang sama atau menghadiri topik yang sama.
b) Sepanjang persidangan: Menyediakan pemesejan dalam apl; memudahkan komunikasi dengan peserta pada acara sosial yang sama atau dengan pengguna yang mengulas pada Sosial.
c) Selepas persidangan: Menyediakan maklumat hubungan tetamu supaya mereka hanya boleh menyimpan kenalan yang mereka ada
Pastikan anda menyediakan pilihan luar talian tradisional juga. Selalu ada pengadun sosial yang ditaja, tetapi anda juga boleh mempertimbangkan kaedah untuk memasukkan trend kesihatan lain, seperti yoga, aktiviti luar dan memasak yang sihat. Reka peluang rangkaian yang melibatkan introvert, dan anda mungkin mengalami peningkatan dalam kepuasan acara daripada sehingga separuh daripada peserta anda.
3. Bangunkan strategi kandungan yang tepat dengan cerapan unik
Ikuti rancangan yang jelas untuk memperoleh maklumat anda jika peserta menghadiri persidangan anda untuk meningkatkan tahap kepakaran mereka.
Pertama, jika boleh, jalankan tinjauan untuk menentukan tema, subtopik dan tahap kepakaran perkara subjek khalayak anda. Ini mungkin kelihatan seperti Catch-22: Jika anda menarik khalayak dengan kandungan anda, bagaimana anda boleh menjalankan tinjauan tanpa khalayak? Terdapat penyelesaian untuk masalah ini: Jika ini adalah acara berulang, hubungi peserta terdahulu. Buat kumpulan acara Facebook yang mengandungi elemen pengundian mudah. Dan jika semuanya gagal, tinjau sampel bakal hadirin atau mereka yang demografi kerjaya/minatnya meletakkan mereka dengan kemas dalam kumpulan sasaran anda.
Jika pengundian tidak mungkin, berunding dengan pihak berkepentingan dalam organisasi anda atau syarikat pelanggan anda. Pasukan pembangunan dan pemasaran perniagaan harus dikemas kini mengenai topik dan arah aliran topikal yang paling banyak menjana perhatian pada masa ini.
Menggunakan maklumat ini, ambil dan sahkan penceramah yang berkaitan. Selepas penceramah utama disahkan, bandingkan pelan asal dengan senarai. Jika terdapat subjek yang hilang (cth, sesi latihan anjing peliharaan di mana tiada sesiapa membincangkan strategi terkini untuk mengendalikan kebimbangan perpisahan), pergi ke pakar dalam bidang untuk mengisi kekosongan.
4. Buat pokok pemasaran untuk persidangan anda
Laman web persidangan anda ialah batang pokok pemasaran anda; ia mudah dikenal pasti, mempromosikan acara secara keseluruhan dan membantu hadirin dalam mencari maklumat yang mereka inginkan.
Tapak web acara mesti dioptimumkan enjin carian agar pelawat mencarinya dalam talian. Pertimbangkan perkara yang boleh dimasukkan oleh tetamu ke dalam enjin carian apabila mencari persidangan yang berkaitan dengan hobi atau industri mereka; ini ialah kata kunci utama anda. Sertakan anda
nama persidangan dan kata kunci tambahan dalam nama dan kandungan halaman anda. Mempunyai susun atur logik yang membolehkan pelawat mencari halaman "Perihal" anda, agenda persidangan, maklumat pendaftaran dan pautan untuk membeli tiket, serta maklumat penting lain.
Cawangan dan daun pokok pemasaran anda terdiri daripada platform sosial, kempen pemasaran e-mel dan kaedah bayar setiap klik. Jangkau khalayak anda di media sosial saluran yang paling masuk akal berdasarkan demografi mereka dan sifat acara anda. (Majlis profesional? LinkedIn adalah pertaruhan yang pasti. Pakar muda? Pertimbangkan Twitter.) Semak garis panduan luas untuk membangunkan rancangan media sosial yang menyeluruh untuk acara.
5. Elakkan kesukaran perancangan mesyuarat yang paling biasa
Tidak ada cara untuk mengelak daripada mengalami sakit kepala. Walau bagaimanapun, berhati-hati dengan tempat bahaya yang kerap ini:
Jelaskan dasar pembatalan anda. Dasar itu sendiri terpulang sepenuhnya kepada anda. (Tiada bayaran balik? Bayaran balik sehingga dua minggu sebelum ini? Bayaran balik pada bila-bila masa, malah setahun selepas acara?) Cuma pastikan ia telus dan jelas.
Realitinya ialah tidak semua orang teratur atau prihatin terhadap e-mel seperti anda. Mendapatkan maklumat penting daripada pelbagai penceramah boleh menjadi perebutan yang memerlukan jangkauan berulang; oleh itu, penimbal harus disertakan. Dalam dunia yang ideal, ini tidak diperlukan. Apabila anda tiba di planet itu, sila hantar poskad kepada kami. Sehingga itu, segmen garis masa ini harus dipadatkan.
Latih pekerja anda dalam perkara berikut: Barisan yang panjang dan kesukaran berterusan semasa pendaftaran mewujudkan tanggapan pertama yang negatif di kalangan peserta. Pilih alat daftar masuk acara yang mudah digunakan dan rancang masa untuk membiasakan kakitangan pendaftaran anda dengannya sebelum acara.
Pemeriksaan keselamatan awal: Hari-hari apabila keselamatan hanya difikirkan selepas itu telah berakhir. Dapatkan nasihat mereka pada awal fasa perancangan jika acara anda memerlukan keselamatan, supaya anda boleh menyepadukannya dengan mudah dari awal dan bukannya menyesuaikannya selepas itu.
Wujudkan saluran komunikasi pasukan: Tiada lagi sebab untuk mengatasi salah faham versi reka letak atau carian utas e-mel yang tidak berkesudahan. Gunakan platform kerjasama projek, seperti Slack, dan berikan ahli pasukan akses kepada alat susun atur acara anda supaya semua orang mendapat versi yang paling terkini.
6. Berjalan mengikut jejak semua peserta persidangan
Keluarkan jadual perancangan persidangan sekali lagi dan jadualkan banyak tempoh untuk lawatan simbolik persidangan dari perspektif:
Cari kawasan dan isu kesakitan, serta penyelesaian untuk meningkatkan pengalaman setiap kumpulan. Pada hari pertama, anda mungkin mendapati bahawa peserta dalam beberapa sesi mempunyai sedikit masa antara sesi untuk menggunakan tandas, jadi anda memendekkan setiap sesi beberapa minit. Sukarelawan yang tiba pada hari kedua mungkin tidak mempunyai penyelaras untuk mengagihkan tugas mereka. Atau awak
mungkin mendapati bahawa anda mempunyai peluang untuk merancang acara rangkaian kecil untuk penceramah acara itu, yang merupakan cara terbaik untuk menunjukkan terima kasih anda dan menunjukkan bahawa anda menghormati penglibatan mereka.
Tidak kira tahap pengalaman anda, peringkat ini hampir sentiasa mendedahkan kemungkinan untuk meningkatkan persidangan anda!
7. Tingkatkan penglibatan apl
Menurut pakar kami, meningkatkan penglibatan peserta kekal sebagai objektif utama untuk perancang mesyuarat. Lebih hebat penglibatan mereka dengan apl itu, lebih besar ganjarannya. Aplikasi untuk persidangan menyediakan semua kelebihan bahan persidangan berasaskan kertas tradisional sambil memenuhi tiga matlamat asas:
- Memahami keinginan, keperluan, dan
- Membuat hubungan dengan
- Memudahkan sosial tetamu
Untuk meningkatkan penglibatan sebelum permulaan persidangan, galakkan tetamu menggunakan aplikasi untuk penjadualan: Sertakan fungsi kalendar mesra pengguna yang menjadikan semua maklumat berkaitan mudah diakses. Menyediakan peserta dengan akses kepada agenda lengkap, biografi penceramah dan kaedah untuk menyerahkan soalan kepada penceramah.
Sebelum persidangan bermula, pendaftar harus selesa menggunakan aplikasinya. Libatkan khalayak anda dengan maklumat seperti slaid pembesar suara dan kemungkinan rangkaian. Anda juga mungkin memberi peluang untuk melengkapkan penilaian penceramah dalam apl pada penghujung setiap sesi, dengan respons memasuki cabutan hadiah pada persidangan itu sendiri.
8. Menyelami perspektif persidangan yang canggih
Ingin mengikuti perkembangan terkini dalam mesyuarat penyertaan? Semak artikel paling popular dalam blog kami. Mereka menyediakan pemeriksaan komprehensif reka bentuk mesyuarat persidangan.
Secara keseluruhannya,
Semoga berjaya dengan persidangan anda! Kami berharap anda kini mempunyai pemahaman yang lebih baik tentang cara menganjurkan persidangan dan tugas penting yang diperlukan. Ia adalah masa untuk mendapatkan perkara yang bergolek. Kami tahu anda mampu! Jika anda masih tidak pasti dan memerlukan pengurusan persidangan, sila hubungi kami di DOREMI Events.
