Os eventos híbridos podem parecer um tema assustador. Você definitivamente já ouviu o termo híbrido; é o assunto da cidade na indústria de eventos.
De acordo com as Bizzabo., 59.4% dos especialistas em eventos prevêem que os eventos híbridos serão o futuro e uma estratégia vital para os organizadores em 2021.
Como os eventos híbridos são um conceito novo e o que significa sediar um ainda não está claro, pegamos essa enorme noção e a transformamos em informações práticas onde respondemos às suas perguntas mais frequentes (FAQ).
As 10 principais perguntas frequentes
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Qual é a diferença entre eventos virtuais e híbridos?
Um evento virtual ocorre inteiramente online, enquanto um evento híbrido ocorre tanto em local físico quanto virtualmente.
Os eventos híbridos têm participação física limitada, mas têm um amplo alcance virtual, como os eventos virtuais.
Hospedar eventos híbridos significa que haverá um público ao vivo com você no evento físico e também participantes virtuais assistindo ao vivo de qualquer lugar. No entanto, existem restrições para participantes físicos. Já os eventos virtuais têm apenas participantes virtuais.
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Que tipos de eventos híbridos existem?
Os eventos híbridos são uma mistura de eventos físicos e virtuais. Existem 2 tipos de eventos híbridos; interno e externo. Existem distinções significativas entre os dois, incluindo o tipo de evento, números, propósito e marketing. Então, o que são exatamente eventos híbridos internos e externos?
a) Eventos Híbridos Internos
Eventos internos são programas realizados para beneficiar partes interessadas internas como funcionários, gerência e equipe. Em muitas empresas, é difícil reunir todas as partes interessadas internas em um só lugar. Assim, os eventos híbridos entram em jogo aqui. Escolha um local para o seu evento, como a sede da sua empresa, e depois transmita-o ao vivo para todos de outros estados ou eventos em todo o mundo.
Ele permite combinar participantes físicos e virtuais sem afetar a qualidade e o envolvimento.
As vantagens incluem:
- a capacidade de personalizar sua reunião,
- forneça material excelente e esclarecedor a todos os seus convidados,
- melhore seu formato de rede,
- colaborar e visualizar efetivamente suas ideias,
- conduza uma reunião/evento frutífero com suporte em tempo real fornecido pelo seu provedor de serviços.
Aqui estão alguns tipos de eventos híbridos internos:
- A formação da equipe
- Conferências de empresa
- Reuniões internas maiores
- cerimônias de premiação
- Formação
- Jantar anual da empresa
b) Eventos Híbridos Externos
Os eventos híbridos externos diferem dos internos porque o público-alvo é não se limita aos funcionários da empresa.
Os participantes frequentes de um evento híbrido externo são pessoas de fora da empresa que podem compartilhar um interesse comum ou têm um problema comum que o organizador híbrido pode resolver.
Esta é a escolha ideal se você procura flexibilidade e envolvimento na vanguarda. Os eventos externos incluem o seguinte:
As vantagens incluem:
- para gerar leads
- para fidelizar o cliente
- para construir relacionamentos
- aumente as vendas e a marca ou divulgue o nome e os produtos da sua empresa.
Por exemplo, eventos híbridos externos:
- Conferência Híbrida: Com conferências híbridas, você pode conectar facilmente convidados globais e locais. Procure uma plataforma que ofereça recursos envolventes como zonas de networking, reuniões B2B, troca de cartões de visita, gamificação, emoticons, chat ao vivo e perguntas e respostas e enquetes ao vivo.
- Feira Híbrida: Uma feira híbrida combina elementos virtuais e físicos para permitir que expositores e marcas alcancem um Maior audiência com imagens, vídeos e apresentações envolventes. DO RE MI é um dos melhores para vivenciar uma feira híbrida de alto nível.
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Que tipo de serviços são fornecidos para eventos híbridos?
- Fornecimento de local
- Gestão de conteúdo
- Serviço de streaming na Web personalizável
- Registro de evento
- Configuração no local com técnicos designados
- Equipamento no local fornecido
- Análise de dados
- Aplicativo de evento móvel
- Diagramação e Assentos
- Salas de bate-papo e ferramentas de engajamento para participantes
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Quanto tempo leva para planejar e coordenar com eficácia um evento híbrido?
Dependendo da escala do evento, o tempo necessário para planejar varia. Pode variar de 2 a 6 meses para webinars realmente grandes a 1 a 2 semanas para eventos menores, como videoconferências regulares.
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Como você integra participantes presenciais e online?
Os participantes on-line podem interagir com os participantes e apresentadores no local por meio de chat ao vivo, transmissões de perguntas e respostas, placar, enquetes, gamificação, salas de descanso, cabine fotográfica AR e mídia social usando uma hashtag personalizada.
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Quais são os requisitos técnicos recomendados no local para hospedar um evento híbrido?
A lista de verificação definitiva para um evento híbrido seguro, tranquilo e envolvente:
- Quiosques de check-in -Com os quiosques de auto-check-in, você pode criar uma experiência de chegada automatizada e sem toque em seu próximo evento.
- Impressoras de crachás -Melhora o processo de registro de participantes e acompanhamento de presença em seu evento.
- Código QR -Os participantes simplesmente escaneiam os códigos QR e o aplicativo móvel os conecta imediatamente. Troque informações, converse durante o evento e acompanhe após o evento as perspectivas comerciais.
- Equipamento POP – Ponto de triagem obrigatório para processo de entrada no local. A preparação de equipamentos SOP do evento, como scanners de temperatura, desinfetantes automatizados para as mãos, barricadas e postes de fila, são necessários para fins de segurança do evento.
- Expositores -Com os recursos robustos de recuperação de leads do aplicativo móvel, expositores e patrocinadores agora podem combinar com participantes que compartilham seus interesses.
- Equipamentos para eventos como sistema de som e iluminação, sistema audiovisual, tela de LED, comodidades de secretaria (laptops, impressora…), solução de rede e etc.
- Fluxo de trabalho de registro.
- Chamada de artigos - Garanta a entrega com um processo simplificado que aumenta as submissões e simplifica as revisões.
- Painel de atividades presenciais e online.
Quer saber quais são os pontos técnicos a serem observados em um evento híbrido? Aqui está um artigo para informações mais detalhadas.
Se você está pensando em alugar Equipamento POP para o seu evento, não procure mais, nós fornecemos tudo em DO RE MI!
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São necessárias equipes de suporte/produção? Como eles poderiam ajudá-lo?
Sim. A equipe de produção é necessária para o gerenciamento de tecnologia e execução criativa para oferecer uma experiência de evento perfeita para envolver o público com sua marca e conteúdo. Além disso, para garantir que o feed remoto pré-gravado ou ao vivo seja transmitido sem esforço e que a largura de banda da Internet seja compatível.
Entre em contacto connosco se procura uma equipa de produção. Equipe DO RE MI gerenciou mais de 100 eventos virtuais/híbridos com sucesso. DOREMi é uma empresa premiada de produção de eventos com uma seleção abrangente de equipamentos para eventos e conhecimento experiente em eventos à sua disposição. Somos especializados em Produção de Eventos, Evento Virtual, Evento Híbrido, Instalação AV Permanente, Sinalização Digital Criativa, Parecer & Iluminação, Sistemas de preparação, Mapeamento de projeção e Aluguel de equipamentos para eventos.
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Quão difícil é realizar um evento híbrido e como podemos garantir que nada dê errado?
A chave para um evento de sucesso depende de suas necessidades e do nível de equipamento envolvido. Além disso, é vital uma preparação detalhada e cuidadosa e uma comunicação clara com o fornecedor de AV durante as fases de planeamento. Recomenda-se testar todos os equipamentos e conexões um ou dois dias antes do evento real. No dia, a equipe de produção do evento teria que garantir que tudo estivesse na ordem correta.
Ou você pode contratar DO RE MI equipe que sempre aproveitou todas as oportunidades para criar uma experiência de evento híbrida perfeita, desde manter o público envolvido e interativo até atualizar a função dos palestrantes e solucionar requisitos de segurança, AV e produção.
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Como saber se os eventos híbridos são adequados para você?
Os eventos híbridos são a escolha certa para você SE VOCÊ QUISER:
- Faça um evento de grande escala em várias regiões geográficas.
- Aumentar o alcance de um evento/participantes
- Incentive patrocinadores
- Realize treinamentos internos e eventos de capacitação
- Prolongue a vida do seu evento adicionando um componente digital.
- Faça um evento durante uma pandemia ou restrição de tempo dos participantes
- Economizar tempo e dinheiro.
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Quais são os elementos-chave de um evento híbrido?
Tem 6 elementos-chave principais para um evento híbrido de sucesso:
uma plataforma
Para apoiar experiências híbridas, é necessária tecnologia avançada de eventos. A plataforma deve fornecer aos participantes uma variedade de recursos e oportunidades para explorar.
A acessibilidade da plataforma refere-se à capacidade de acomodar experiências e canais com transições perfeitas entre dispositivos e plataformas capazes de fornecer experiências imersivas.
Portanto, escolha uma plataforma que possa transmitir todo o conteúdo de forma integrada, bem como ótimas ferramentas de rede.
b) Conteúdo
Em um evento híbrido, seu conteúdo é ainda mais vital. Não apenas os participantes presenciais devem estar interessados, mas os participantes virtuais também devem estar envolvidos durante todo o evento.
Gerencie o conteúdo e a agenda geral de seus palestrantes para garantir que todos estejam preparados e que suas apresentações sejam cativantes. Produzir conteúdo que seja identificável para conectar-se com os participantes e fazê-los se sentirem envolvidos.
c) Comercialização
Um evento híbrido atrai convidados presenciais e virtuais. Isto proporciona à organização a oportunidade de atrair o dobro ou mais do número de pessoas para o evento, o que implica que o marketing do evento é fundamental.
Para atrair um grande número de participantes, deve ser criado um site do evento atraente que exiba todos os detalhes do programa e possíveis e-mails enviados aos inscritos. Resumindo, cria sites ou displays para atrair uma ampla variedade de públicos-alvo.
d) Registro
O processo de inscrição para um evento híbrido deve ser tão simples quanto o de um evento presencial. Uma página da web de registro de eventos com a marca da organização, com as cores e informações do evento, deve ser criada para que os possíveis participantes possam acessar rapidamente todas as especificidades do programa.
Caminhos de inscrição personalizados devem ser projetados para participantes presenciais e virtuais, para que eles possam se inscrever em sessões adequadas. Um registro perfeito para fácil acesso aos seus participantes.
e) Patrocinadores
Para comercializar seus eventos híbridos e, ao mesmo tempo, fornecer oportunidades de networking significativas para seus participantes e patrocinadores. A interação online é uma opção atraente para outras empresas usarem nas negociações de patrocínio.
Ao localizar patrocinadores de eventos, a empresa consegue cortar gastos e ao mesmo tempo aumentar a divulgação do nome do patrocinador. É fundamental aproveitar as vantagens do ambiente da Internet e buscar patrocínios exclusivos para eventos virtuais para ajudar a gerar mais receitas, o que acabará resultando em maior ROI.
Se a empresa transmitir o evento ao vivo ou sob demanda, terá uma oportunidade fantástica de gerar receita por meio de banners, conteúdo com ingressos, segmentos patrocinados, sacolas de brindes digitais e assim por diante.
f) Coleta de dados
A vantagem das ferramentas virtuais é que elas coletam dados detalhados que oferecem à organização insights exclusivos sobre o envolvimento do público que podem ser usados e implementados em marketing e outras atividades de negócios.
Por exemplo, ferramentas de software baseadas em nuvem facilitam o gerenciamento e a extração de dados de várias ferramentas em uma única plataforma. Não é necessário ter muito espaço de armazenamento para armazenar e gerenciar informações. Os eventos podem ser tratados remotamente e os dados podem ser armazenados na nuvem e acessados de qualquer lugar com as credenciais apropriadas.
Então, não tenha medo de se tornar híbrido! DO RE MI oferece uma solução personalizada para eventos híbridos. Utilize nossa equipe interna de especialistas digitais e o estúdio SCCC para aprimorar sua experiência de evento com uma solução personalizada.
Nosso estúdio SCCC oferece software e hardware de alta qualidade para transmissão ao vivo do local para delegados remotos, permitindo reduzir o número de públicos e maximizar a exposição e publicidade.
Conclusão
Os eventos híbridos são o melhor dos dois mundos. Quer você queira hospedar uma AGM ou uma feira, uma plataforma de eventos híbrida pode atender a todos.
Esperamos que as respostas deste evento híbrido ajudem você a entender as diferentes partes dos híbridos e forneçam exemplos e dicas do mundo real.
Saiba o que você estão ficando antes de molhar as mãos!
