O planejamento da conferência deve começar pelo menos seis meses antes da data marcada para sua realização. Existem vários fatores que você deve monitorar.
Só posso imaginar todas as perguntas passando pela sua cabeça. Por onde você começa?
Se você deseja organizar um grande evento, como selecionar os palestrantes perfeitos? Qual local você acha que funcionaria melhor?
Não se preocupe, nós cuidamos de você!
Você está preparado para começar a planejar a próxima reunião?
Aqui está um guia abrangente de planejamento de conferências que manterá você e sua equipe no caminho certo:
1. Certifique-se de que o local se adapta ao evento
Flares inesperados podem ser adicionados a uma conferência utilizando locais exclusivos. Conferências foram realizadas em museus, locais históricos, teatros, bibliotecas e instalações esportivas. Mas avalie as necessidades do seu grupo: Um local deve facilitar o trabalho da conferência e não chamar a atenção. Certifique-se de que haja banheiros suficientes para o tamanho do seu evento, que a comida atenda a quaisquer restrições alimentares e que o local esteja em conformidade com a ADA.
Os hotéis e centros de conferências são construídos especificamente para acomodar estes requisitos e permitir que os participantes se concentrem no conteúdo dos procedimentos, por isso não negligencie estes locais convencionais. A facilidade dos quartos de hotel, os preços para grupos e as possibilidades aprimoradas de networking proporcionadas por ter todos em um único local são particularmente vantajosas para conferências que atraem convidados de fora da cidade.
Dê vida a conferências extraordinárias sem preocupações!
2. Dê a cada convidado uma vantagem de networking
Prepare seus crachás de conferência: O principal motivo pelo qual as pessoas participam de conferências é para fazer networking. Além disso, a rede presencial é várias vezes mais bem-sucedida do que a rede pela Internet durante uma procura de emprego. Esses encontros permitem que os indivíduos conversem com outras pessoas que compartilham seus hobbies profissionais ou pessoais, facilitando sua realização.
Se você estiver usando ou criando um aplicativo de conferência, considere as maneiras pelas quais o próprio aplicativo pode facilitar o networking:
a) Antes da conferência: Permitir que os participantes importem os seus perfis do LinkedIn em vez de exigir que criem um perfil específico do evento; permitindo que as pessoas designem seus interesses e especializações e exibindo outros usuários interessados nos mesmos temas ou cursando os mesmos.
b) Durante toda a conferência: Fornecimento de mensagens no aplicativo; facilitando a comunicação com os participantes do mesmo evento social ou com usuários que comentaram no Social.
c) Após a conferência: Fornecer informações de contato dos convidados para que eles possam simplesmente manter os contatos que possuem
Certifique-se de fornecer também opções off-line tradicionais. Sempre existe o social mixer patrocinado, mas você também pode considerar métodos para incluir outras tendências de bem-estar, como ioga, atividades ao ar livre e culinária saudável. Crie oportunidades de networking que envolvam introvertidos e você poderá experimentar um aumento na satisfação do evento em até metade dos participantes.
3. Desenvolva uma estratégia de conteúdo precisa com insights exclusivos
Siga um plano claro para adquirir suas informações se os participantes estiverem participando da conferência para aumentar seu nível de conhecimento.
Primeiro, se possível, conduza uma pesquisa para determinar os temas, subtópicos e nível de conhecimento do seu público. Isso pode parecer um beco sem saída: se você atrai um público com seu conteúdo, como pode realizar uma pesquisa sem público? Existem soluções para o problema: Se este for um evento recorrente, entre em contato com participantes anteriores. Crie um grupo de eventos do Facebook que inclua um elemento de pesquisa simples. E se tudo mais falhar, pesquise uma amostra de participantes em potencial ou daqueles cuja carreira/interesses demográficos os coloquem perfeitamente dentro do seu grupo-alvo.
Se a votação não for possível, consulte as partes interessadas da sua organização ou da empresa do seu cliente. As equipes de desenvolvimento de negócios e marketing devem estar atualizadas sobre os temas e tendências que estão gerando mais atenção no momento.
Usando essas informações, recrute e confirme os palestrantes pertinentes. Depois que os palestrantes principais forem confirmados, compare o plano original com a lista. Se houver assuntos faltando (por exemplo, uma sessão de treinamento de cães de estimação onde ninguém discute as estratégias mais recentes para lidar com a ansiedade de separação), procure especialistas na área para preencher as lacunas.
4. Crie uma árvore de marketing para sua conferência
O site da sua conferência é o tronco da sua árvore de marketing; é facilmente identificável, promove o evento como um todo e auxilia os participantes na localização das informações que desejam.
O site do evento deve ser otimizado para mecanismos de busca para que os visitantes possam localizá-lo online. Considere o que os convidados poderiam inserir em um mecanismo de busca ao procurar uma conferência relevante para seus hobbies ou setor; estas são suas palavras-chave principais. Inclua o seu
nome da conferência e palavras-chave adicionais nos nomes e conteúdo das páginas. Tenha um layout lógico que permite aos visitantes localizar simplesmente a página “Sobre”, a agenda da conferência, informações de inscrição e um link para compra de ingressos, além de outras informações essenciais.
Os ramos e folhas da sua árvore de marketing consistem em plataformas sociais, campanhas de email marketing e métodos de pagamento por clique. Alcance seu público nas redes sociais canais que fazem mais sentido, dados seus dados demográficos e a natureza do seu evento. (Ocasião profissional? LinkedIn é uma aposta certa. Jovens especialistas? Considere o Twitter.) Revise as diretrizes gerais para desenvolver um plano completo de mídia social para um evento.
5. Evite as dificuldades mais comuns de planejamento de reuniões
Não há como evitar dores de cabeça. No entanto, esteja atento a estes pontos de perigo frequentes:
Esclareça sua política de cancelamento. A política em si depende inteiramente de você. (Não há reembolso? Reembolso até duas semanas antes? Reembolso a qualquer momento, mesmo um ano após o evento?) Apenas certifique-se de que seja transparente e extremamente aparente.
A realidade é que nem todo mundo é tão organizado ou atento aos e-mails quanto você. Obter as informações essenciais de vários oradores pode ser uma tarefa complicada que exige divulgação repetida; portanto, um buffer deve ser incluído. Num mundo ideal, isso não seria necessário. Quando você chegar a esse planeta, envie-nos um cartão postal. Até então, este segmento da linha do tempo deverá ser preenchido.
Treine seus funcionários no seguinte: Longas filas e dificuldades contínuas durante o registro criam uma primeira impressão negativa entre os participantes. Selecione uma ferramenta de check-in de evento fácil de usar e planeje um horário para familiarizar sua equipe de registro com ela antes do evento.
Verificações de segurança antecipadas: Os dias em que a segurança era apenas uma reflexão tardia acabaram. Obtenha aconselhamento logo no início da fase de planejamento se o seu evento exigir segurança, para que você possa integrá-lo facilmente desde o início, em vez de fazer ajustes posteriormente.
Estabeleça canais de comunicação da equipe: não há mais motivo para lidar com mal-entendidos sobre a versão do layout ou pesquisas intermináveis de emails. Utilize plataformas de colaboração em projetos, como o Slack, e forneça aos membros da equipe acesso à ferramenta de layout do seu evento para que todos obtenham a versão mais atualizada.
6. Siga os passos de todos os participantes da conferência
Revele o cronograma de planejamento da conferência e agende vários períodos para um passeio simbólico pela conferência sob a perspectiva de:
Procure áreas e problemas problemáticos, bem como soluções para melhorar a experiência de cada grupo. No primeiro dia, você pode descobrir que os participantes de algumas sessões têm pouco tempo entre as sessões para usar o banheiro, então você encurta cada sessão em alguns minutos. Os voluntários que chegarem no segundo dia poderão não ter um coordenador para distribuir suas tarefas. Ou você
Você pode descobrir que tem a oportunidade de planejar um pequeno evento de networking para os palestrantes do evento, o que é uma excelente maneira de mostrar seu agradecimento e demonstrar que respeita o envolvimento deles.
Independentemente do seu nível de experiência, esta etapa quase sempre revelará possibilidades para aprimorar sua conferência!
7. Aumente o envolvimento com o aplicativo
De acordo com nossos especialistas, aumentar o envolvimento dos participantes continua sendo o principal objetivo dos planejadores de reuniões. Quanto maior for o envolvimento deles com o aplicativo, maiores serão as recompensas. Um aplicativo para conferências oferece todas as vantagens dos materiais tradicionais de conferência em papel, ao mesmo tempo que atende a três objetivos fundamentais:
- Compreender os desejos, necessidades e
- Fazendo contato com
- Facilitando o social dos hóspedes
Para aumentar o envolvimento antes do início da conferência, incentive os convidados a utilizar o aplicativo para agendamento: Inclua uma função de calendário fácil de usar que torna todas as informações pertinentes facilmente acessíveis. Forneça aos participantes acesso a uma agenda completa, biografias dos palestrantes e um método para enviar perguntas aos palestrantes.
Antes do início da conferência, os inscritos devem estar confortáveis com a utilização do aplicativo. Envolva seu público com informações como slides de palestrantes e possibilidades de networking. Você pode até oferecer a oportunidade de concluir as avaliações dos palestrantes no aplicativo ao final de cada sessão, com as respostas entrando em um sorteio na própria conferência.
8. Mergulhe nas perspectivas de conferência de última geração
Quer ficar por dentro dos desenvolvimentos mais recentes em reuniões participativas? Confira os artigos mais populares em nosso blog. Eles fornecem um exame abrangente do design de reuniões de conferência.
Tudo em tudo,
Boa sorte com sua conferência! Esperamos que agora você compreenda muito melhor como organizar uma conferência e as tarefas essenciais necessárias. É hora de fazer as coisas acontecerem. Sabemos que você é capaz! Se ainda não tiver certeza e precisar de gerenciamento de conferência, entre em contato conosco em DOREMI Events.
