การวางแผนสำหรับการประชุมต้องเริ่มต้นอย่างน้อยหกเดือนก่อนที่จะมีกำหนดเกิดขึ้น มีหลายปัจจัยที่คุณต้องติดตาม
ฉันจินตนาการได้แค่คำถามทั้งหมดที่ผุดขึ้นมาในหัวของคุณ คุณจะเริ่มต้นที่ไหน?
หากคุณต้องการจัดงานอีเว้นท์ดีๆ คุณจะเลือกวิทยากรที่สมบูรณ์แบบได้อย่างไร? คุณคิดว่าสถานที่ใดจะทำงานได้ดีที่สุด เพราะเหตุใด
ไม่ต้องกังวล เราช่วยคุณได้!
คุณพร้อมที่จะเริ่มวางแผนการประชุมที่กำลังจะมาถึงแล้วหรือยัง?
นี่คือคู่มือการวางแผนการประชุมที่ครอบคลุมซึ่งจะช่วยให้คุณและทีมดำเนินการได้:
1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสถานที่เหมาะสมกับงาน
แสงแฟลร์ที่ไม่คาดคิดอาจถูกเพิ่มเข้าไปในการประชุมโดยใช้สถานที่ที่ไม่ซ้ำใคร การประชุมจัดขึ้นที่พิพิธภัณฑ์ สถานที่ทางประวัติศาสตร์ โรงละคร ห้องสมุด และสถานที่เล่นกีฬา แต่ ประเมินความต้องการของกลุ่มของคุณ: สถานที่ควรอำนวยความสะดวกในการประชุม ไม่ใช่เป็นจุดสนใจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีห้องน้ำเพียงพอสำหรับขนาดงานของคุณ อาหารเป็นไปตามข้อจำกัดด้านอาหาร และสถานที่จัดงานเป็นไปตามข้อกำหนดของ ADA
โรงแรมและศูนย์การประชุมได้รับการสร้างขึ้นโดยเฉพาะเพื่อรองรับข้อกำหนดเหล่านี้ และช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมมุ่งเน้นไปที่เนื้อหาของการพิจารณาคดี ดังนั้นอย่ามองข้ามสถานที่ทั่วไปเหล่านี้ ความสะดวกสบายของห้องพักในโรงแรม ราคาแบบกลุ่ม และความเป็นไปได้ในการเชื่อมต่อเครือข่ายที่เพิ่มขึ้นโดยการให้ทุกคนมาอยู่ในที่เดียวนั้นมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการประชุมที่ดึงดูดแขกที่อยู่นอกเมือง
นำการประชุมสุดพิเศษมาสู่ชีวิตโดยไม่ต้องกังวล!
2. ให้ข้อได้เปรียบด้านเครือข่ายแก่แขกแต่ละคน
เตรียมป้ายชื่อการประชุมของคุณ: เหตุผลหลักที่บุคคลเข้าร่วมการประชุมคือเพื่อสร้างเครือข่าย นอกจากนี้ เครือข่ายแบบเห็นหน้ากันยังประสบความสำเร็จมากกว่าเครือข่ายอินเทอร์เน็ตหลายเท่าในระหว่างการหางาน การรวมตัวเหล่านี้ทำให้บุคคลสามารถพูดคุยกับผู้อื่นที่มีงานอดิเรกหรืองานอดิเรกส่วนตัวเหมือนกัน เพื่ออำนวยความสะดวกในความสำเร็จของพวกเขา
หากคุณกำลังใช้หรือสร้างแอปการประชุม ให้พิจารณาวิธีที่ตัวแอปอาจอำนวยความสะดวกในการเชื่อมต่อเครือข่าย:
ก) ก่อนการประชุม: การอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมนำเข้าโปรไฟล์ LinkedIn ของตน แทนที่จะกำหนดให้สร้างโปรไฟล์เฉพาะกิจกรรม ช่วยให้ผู้คนสามารถระบุความสนใจและความเชี่ยวชาญของตนเอง และแสดงผู้ใช้รายอื่นที่สนใจหัวข้อเดียวกันหรือเข้าร่วมหัวข้อเดียวกัน
b) ตลอดการประชุม: การส่งข้อความในแอป อำนวยความสะดวกในการสื่อสารกับผู้เข้าร่วมในงานโซเชียลเดียวกันหรือกับผู้ใช้ที่แสดงความคิดเห็นบนโซเชียล
c) หลังการประชุม: ให้ข้อมูลติดต่อของแขก เพื่อให้แขกสามารถเก็บข้อมูลติดต่อที่พวกเขามีไว้ได้
อย่าลืมจัดเตรียมตัวเลือกออฟไลน์แบบเดิมๆ ไว้ด้วย มีเครื่องผสมทางสังคมที่ได้รับการสนับสนุนอยู่เสมอ แต่คุณอาจพิจารณาวิธีการต่างๆ เพื่อรวมเทรนด์ด้านสุขภาพอื่นๆ เช่น โยคะ กิจกรรมกลางแจ้ง และการทำอาหารเพื่อสุขภาพ ออกแบบโอกาสในการสร้างเครือข่ายที่เกี่ยวข้องกับคนเก็บตัว และคุณอาจได้รับความพึงพอใจในงานเพิ่มขึ้นจากผู้เข้าร่วมมากถึงครึ่งหนึ่ง
3. พัฒนากลยุทธ์เนื้อหาที่แม่นยำพร้อมข้อมูลเชิงลึกที่ไม่เหมือนใคร
ปฏิบัติตามแผนการที่ชัดเจนเพื่อรับข้อมูลของคุณ หากผู้เข้าร่วมเข้าร่วมการประชุมของคุณเพื่อเพิ่มระดับความเชี่ยวชาญของพวกเขา
ขั้นแรก หากเป็นไปได้ ให้ทำแบบสำรวจเพื่อกำหนดธีม หัวข้อย่อย และระดับความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านของผู้ชมของคุณ สิ่งนี้อาจดูเหมือนเป็น Catch-22: หากคุณดึงดูดผู้ชมด้วยเนื้อหาของคุณ คุณจะทำแบบสำรวจโดยไม่มีผู้ชมได้อย่างไร มีวิธีแก้ไขปัญหา: หากเป็นกิจกรรมที่เกิดซ้ำ โปรดติดต่อผู้ที่เคยเข้าร่วม สร้างกลุ่มกิจกรรม Facebook ที่มีองค์ประกอบโพลแบบง่าย และหากล้มเหลว ให้สำรวจตัวอย่างผู้มีโอกาสเข้าร่วมงานหรือผู้ที่มีอาชีพ/ความสนใจอยู่ในกลุ่มเป้าหมายของคุณ
หากไม่สามารถทำการสำรวจได้ ให้ปรึกษาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในองค์กรหรือบริษัทของลูกค้าของคุณ ทีมพัฒนาธุรกิจและการตลาดควรได้รับการอัปเดตในหัวข้อและแนวโน้มที่กำลังได้รับความสนใจมากที่สุดในขณะนี้
ใช้ข้อมูลนี้ในการรับสมัครและยืนยันวิทยากรที่เกี่ยวข้อง หลังจากที่วิทยากรหลักได้รับการยืนยันแล้ว ให้เปรียบเทียบแผนเดิมกับบัญชีรายชื่อ หากมีหัวข้อที่ขาดหายไป (เช่น การฝึกสุนัขเลี้ยงสัตว์ซึ่งไม่มีใครพูดถึงกลยุทธ์ล่าสุดในการจัดการกับความวิตกกังวลในการแยกจากกัน) ให้ไปหาผู้เชี่ยวชาญในสาขานั้นเพื่อเติมเต็มช่องว่าง
4. สร้างแผนผังการตลาดสำหรับการประชุมของคุณ
เว็บไซต์การประชุมของคุณเปรียบเสมือนส่วนสำคัญของแผนผังการตลาดของคุณ สามารถระบุตัวตนได้ง่าย ส่งเสริมกิจกรรมโดยรวม และช่วยเหลือผู้เข้าร่วมในการค้นหาข้อมูลที่พวกเขาต้องการ
เว็บไซต์กิจกรรมจะต้องได้รับการปรับให้เหมาะกับเครื่องมือค้นหาเพื่อให้ผู้เยี่ยมชมค้นหาได้ทางออนไลน์ พิจารณาสิ่งที่แขกสามารถป้อนลงในเครื่องมือค้นหาเมื่อค้นหาการประชุมที่เกี่ยวข้องกับงานอดิเรกหรืออุตสาหกรรมของพวกเขา นี่คือคำหลักของคุณ รวมของคุณ
ชื่อการประชุมและคำสำคัญเพิ่มเติมในชื่อเพจและเนื้อหาของคุณ มีรูปแบบที่สมเหตุสมผลที่ช่วยให้ผู้เยี่ยมชมสามารถค้นหาหน้า “เกี่ยวกับ” วาระการประชุม ข้อมูลการลงทะเบียน และลิงก์สำหรับซื้อตั๋ว รวมถึงข้อมูลสำคัญอื่นๆ
สาขาและใบของแผนผังการตลาดของคุณประกอบด้วยแพลตฟอร์มโซเชียล แคมเปญการตลาดผ่านอีเมล และวิธีการจ่ายต่อคลิก เข้าถึงผู้ชมของคุณบนโซเชียลมีเดีย ช่องทางที่สมเหตุสมผลที่สุดเมื่อพิจารณาจากข้อมูลประชากรและลักษณะของกิจกรรมของคุณ (โอกาสทางอาชีพ LinkedIn เป็นทางเลือกที่แน่นอน ผู้เชี่ยวชาญรุ่นเยาว์หรือพิจารณา Twitter) ทบทวนหลักเกณฑ์กว้าง ๆ ในการพัฒนาแผนโซเชียลมีเดียอย่างละเอียดสำหรับกิจกรรม
5. หลีกเลี่ยงความยุ่งยากในการวางแผนการประชุมทั่วไป
ไม่มีทางที่จะหลีกเลี่ยงอาการปวดหัวได้ อย่างไรก็ตาม ให้ระวังจุดอันตรายที่พบบ่อยเหล่านี้:
ชี้แจงนโยบายการยกเลิกของคุณ นโยบายนั้นขึ้นอยู่กับคุณทั้งหมด (ไม่มีการคืนเงิน? การคืนเงินล่วงหน้าสูงสุดสองสัปดาห์? การคืนเงินเมื่อใดก็ได้ แม้จะหนึ่งปีหลังจากงาน?) เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความโปร่งใสและชัดเจนอย่างยิ่ง
ความจริงก็คือไม่ใช่ทุกคนที่จะจัดระเบียบหรือใส่ใจอีเมลได้เหมือนคุณ การได้รับข้อมูลสำคัญจากวิทยากรหลายๆ คนอาจเป็นเรื่องยุ่งยากที่ต้องมีการเผยแพร่ซ้ำๆ ด้วยเหตุนี้จึงควรมีบัฟเฟอร์รวมอยู่ด้วย ในโลกอุดมคติ สิ่งนี้ไม่จำเป็น เมื่อคุณไปถึงดาวเคราะห์ดวงนั้น กรุณาส่งโปสการ์ดมาให้เราด้วย ในระหว่างนี้ ส่วนของไทม์ไลน์นี้ควรจะได้รับการเสริม
ฝึกอบรมพนักงานของคุณในเรื่องต่อไปนี้: การต่อแถวยาวและความยากลำบากอย่างต่อเนื่องระหว่างการลงทะเบียนสร้างความประทับใจแรกเชิงลบให้กับผู้เข้าร่วม เลือกเครื่องมือเช็คอินกิจกรรมที่ใช้งานง่าย และวางแผนเวลาเพื่อให้เจ้าหน้าที่ลงทะเบียนของคุณคุ้นเคยกับเครื่องมือก่อนเริ่มกิจกรรม
การตรวจสอบความปลอดภัยล่วงหน้า: วันที่การรักษาความปลอดภัยเป็นเพียงสิ่งที่คิดในภายหลังได้สิ้นสุดลงแล้ว รับคำแนะนำตั้งแต่เนิ่นๆ ในขั้นตอนการวางแผน หากกิจกรรมของคุณต้องการความปลอดภัย เพื่อให้คุณสามารถบูรณาการได้อย่างง่ายดายตั้งแต่เริ่มต้น แทนที่จะปรับเปลี่ยนในภายหลัง
สร้างช่องทางการสื่อสารในทีม: ไม่มีสาเหตุใด ๆ อีกต่อไปในการรับมือกับความเข้าใจผิดในเวอร์ชันเลย์เอาต์หรือการค้นหาเธรดอีเมลที่ไม่มีวันสิ้นสุดอีกต่อไป ใช้แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของโครงการ เช่น Slack และให้สมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงเครื่องมือเค้าโครงกิจกรรมของคุณ เพื่อให้ทุกคนได้รับเวอร์ชันล่าสุด
6. เดินตามรอยเท้าของผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน
นำตารางการวางแผนการประชุมออกมาอีกครั้ง และกำหนดเวลาหลายๆ ช่วงสำหรับการทัวร์เชิงสัญลักษณ์ของการประชุมจากมุมมองของ:
มองหาบริเวณที่เจ็บปวดและปัญหา ตลอดจนแนวทางแก้ไขเพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของแต่ละกลุ่ม ในวันแรก คุณอาจพบว่าผู้เข้าร่วมในบางเซสชันมีเวลาระหว่างเซสชันเพียงเล็กน้อยในการใช้ห้องน้ำ ดังนั้นคุณจึงย่นแต่ละเซสชันให้สั้นลงไม่กี่นาที อาสาสมัครที่มาถึงวันที่สองอาจไม่มีผู้ประสานงานกระจายงาน หรือคุณ
อาจค้นพบว่าคุณมีโอกาสวางแผนกิจกรรมสร้างเครือข่ายเล็กๆ น้อยๆ ให้กับวิทยากรในงาน ซึ่งเป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการแสดงความขอบคุณและแสดงให้เห็นว่าคุณเคารพการมีส่วนร่วมของพวกเขา
ไม่ว่าคุณจะมีประสบการณ์ระดับใด ขั้นตอนนี้จะเผยให้เห็นความเป็นไปได้ในการปรับปรุงการประชุมของคุณเกือบตลอดเวลา!
7. เพิ่มการมีส่วนร่วมของแอป
ตามที่ผู้เชี่ยวชาญของเรา การเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมยังคงเป็นเป้าหมายสูงสุดสำหรับผู้วางแผนการประชุม ยิ่งมีส่วนร่วมกับแอปมากเท่าไร รางวัลก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น แอปสำหรับการประชุมมอบข้อดีทั้งหมดของสื่อการประชุมที่ใช้กระดาษแบบดั้งเดิม ในขณะเดียวกันก็บรรลุเป้าหมายพื้นฐานสามประการ:
- ทำความเข้าใจกับความปรารถนา ความต้องการ และของผู้เข้าร่วม
- ทำการติดต่อกับ
- อำนวยความสะดวกในการเข้าสังคมของผู้เข้าพัก
เพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมก่อนเริ่มการประชุม ควรสนับสนุนให้แขกใช้แอปในการกำหนดเวลา: รวมฟังก์ชันปฏิทินที่ใช้งานง่ายซึ่งทำให้เข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย ให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเข้าถึงวาระการประชุมที่สมบูรณ์ ชีวประวัติวิทยากร และวิธีการส่งคำถามไปยังวิทยากร
ก่อนเริ่มการประชุม ผู้ลงทะเบียนควรรู้สึกสบายใจกับการใช้แอป ดึงดูดผู้ชมของคุณด้วยข้อมูล เช่น สไลด์ของผู้บรรยายและความเป็นไปได้ในการสร้างเครือข่าย คุณอาจให้โอกาสในการประเมินวิทยากรในแอปเมื่อสิ้นสุดแต่ละเซสชั่น โดยคำตอบจะเข้าสู่การจับรางวัลในการประชุม
8. เจาะลึกมุมมองการประชุมที่ล้ำสมัย
ต้องการติดตามการพัฒนาล่าสุดในการประชุมแบบมีส่วนร่วมหรือไม่ ตรวจสอบบทความยอดนิยมในบล็อกของเรา พวกเขาจัดให้มีการตรวจสอบการออกแบบการประชุมการประชุมอย่างครอบคลุม
ทั้งหมดในทุก
ขอให้โชคดีกับการประชุมของคุณ! เราหวังว่าคุณจะมีความเข้าใจมากขึ้นเกี่ยวกับวิธีการจัดการประชุมและงานที่จำเป็นที่จำเป็น ถึงเวลาแล้วที่จะต้องจัดการสิ่งต่างๆ เรารู้ว่าคุณมีความสามารถ! หากคุณยังคงไม่แน่ใจและต้องการการจัดการการประชุม โปรดติดต่อเราที่ DOREMI Events
