Cách chọn thiết bị AV phù hợp cho sự kiện doanh nghiệp

Lên kế hoạch cho một sự kiện doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là chọn địa điểm, xác nhận diễn giả và chuẩn bị chương trình. Cách thức thông tin được tiếp nhận, nhìn thấy và trải nghiệm bởi khán giả phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống nghe nhìn.

Người thuyết trình chính cần âm thanh rõ ràng, ổn định. Bài thuyết trình cần được hiển thị rõ ràng từ mọi vị trí ngồi. Một buổi thảo luận nhóm có thể cần nhiều micro và vị trí đặt máy quay cẩn thận. Một buổi ra mắt sản phẩm có thể cần màn hình LED, hệ thống chiếu sáng, phát lại video và một môi trường hình ảnh sống động hơn.

Đó là lý do tại sao việc lựa chọn dịch vụ cho thuê thiết bị nghe nhìn nên bắt đầu từ chính sự kiện đó, chứ không phải từ danh sách thiết bị.

Việc lựa chọn hệ thống AV phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm loại sự kiện, quy mô khán giả, bố cục địa điểm, nội dung, yêu cầu chương trình, ngân sách và mức độ hỗ trợ kỹ thuật cần thiết.

Một cuộc họp nhỏ trong phòng họp và một hội nghị doanh nghiệp với 1,000 người tham dự đều có thể cần đến micro và màn hình, nhưng cách tiếp cận kỹ thuật có thể hoàn toàn khác nhau.

Hãy bắt đầu bằng việc xác định mục đích của sự kiện doanh nghiệp của bạn.

Trước khi lựa chọn bất kỳ thiết bị nào, hãy xác định mục tiêu mà hệ thống AV cần đạt được.

Sự kiện này chủ yếu tập trung vào các bài thuyết trình? Có phần thảo luận nhóm không? Các giám đốc điều hành có phát biểu không? Có các tiết mục biểu diễn trực tiếp không? Sự kiện có được phát trực tuyến không? Chương trình có bao gồm phần giới thiệu sản phẩm hoặc lễ trao giải không?

Những câu hỏi này sẽ giúp xác định những thiết bị nào thực sự cần thiết.

Ví dụ, một buổi hội thảo doanh nghiệp có thể chủ yếu cần màn hình trình chiếu, micro và hệ thống âm thanh phù hợp. Một buổi ra mắt sản phẩm có thể chú trọng hơn vào màn hình LED, ánh sáng, trình phát video và hiệu ứng hình ảnh.

Do đó, bước đầu tiên trong việc thuê thiết bị nghe nhìn là phải hiểu rõ chương trình.

Một điểm khởi đầu hữu ích là liệt kê mọi khoảnh khắc có sự tham gia của công nghệ.

Xem xét:

• Bài thuyết trình chính
• Thảo luận nhóm
• Xem lại video
• Biểu diễn trực tiếp
• Trình diễn sản phẩm
• Lễ trao giải thưởng
• Hỏi & Đáp của khán giả
• Loa từ xa
• Sống trực tuyến
• Ghi sự kiện
• Nhạc chào đón
• Trình tự mở đầu và kết thúc

Khi đã xác định được các yêu cầu này, việc lập danh sách thiết bị sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Hãy cân nhắc địa điểm trước khi lựa chọn thiết bị.

Hệ thống AV giống nhau chưa chắc đã hoạt động tốt như nhau ở mọi địa điểm.

Kích thước phòng, chiều cao trần, âm học, ánh sáng xung quanh, bố trí chỗ ngồi, nguồn điện sẵn có và lối đi đều có thể ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch kỹ thuật.

Phòng khiêu vũ, phòng họp khách sạn, phòng triển lãm và không gian ngoài trời đều có những yêu cầu khác nhau.

Ví dụ, một căn phòng lớn có thể cần hệ thống âm thanh phân tán để đảm bảo độ phủ sóng đồng đều cho toàn bộ khán giả. Một căn phòng có ánh sáng xung quanh mạnh có thể cần giải pháp hiển thị sáng hơn. Một địa điểm có âm học khó khăn có thể cần bố trí loa cẩn thận hơn và xử lý âm thanh kỹ lưỡng hơn.

Cả hai tài liệu tham khảo đều nhấn mạnh việc đánh giá địa điểm là một phần quan trọng trong việc lựa chọn thiết bị nghe nhìn, bao gồm bố cục phòng, âm thanh, ánh sáng và nguồn điện sẵn có.

Đây là lý do tại sao việc khảo sát thực địa có thể rất hữu ích trước khi hoàn tất thủ tục thuê thiết bị nghe nhìn.

Nhóm kỹ thuật có thể đánh giá môi trường thực tế thay vì chỉ đưa ra quyết định dựa trên bản vẽ mặt bằng.

Phù hợp với AV Hệ thống phù hợp với quy mô khán giả của bạn.

Quy mô khán giả cũng là một yếu tố quan trọng khác.

Một chiếc micro hoạt động hoàn hảo trong phòng họp nhỏ không có nghĩa là toàn bộ hệ thống âm thanh phù hợp cho một hội nghị lớn hơn.

Mục tiêu không chỉ đơn thuần là làm cho sự kiện trở nên ồn ào.

Mục đích là để chương trình trở nên rõ ràng và dễ hiểu đối với toàn bộ khán giả.

Đối với các cuộc họp nhỏ của công ty, một hệ thống loa nhỏ gọn có thể là đủ.

Đối với các hội nghị quy mô lớn hơn, hệ thống có thể cần thêm loa, loa phụ trợ hoặc các giải pháp phủ sóng khác tùy thuộc vào địa điểm tổ chức.

Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho thiết bị quan sát.

Màn hình nhỏ có thể hoàn toàn phù hợp cho bài thuyết trình trong phòng họp nhưng lại khó đọc từ phía sau của một hội trường lớn.

Khi lên kế hoạch thuê thiết bị nghe nhìn , câu hỏi cần đặt ra là:

Liệu mọi người có thể nhìn thấy và nghe thấy những gì họ cần thấy và nghe không?

Câu hỏi đó hữu ích hơn nhiều so với việc chỉ hỏi thiết bị đó mạnh hay đắt tiền đến mức nào.

Lựa chọn đúng Thiết bị âm thanh

Âm thanh là một trong những phần quan trọng nhất của một sự kiện doanh nghiệp vì chất lượng âm thanh kém có thể ảnh hưởng ngay lập tức đến trải nghiệm của người tham dự.

Thiết bị phù hợp phụ thuộc vào chương trình.

Microphone

Các loại micro khác nhau có thể được sử dụng trong các buổi thu âm khác nhau.

Diễn giả chính có thể sử dụng micro cầm tay không dây hoặc micro cài áo.

Một buổi thảo luận nhóm có thể cần đến nhiều micro không dây, trong đó mỗi thành viên tham gia và người điều phối cần có quyền truy cập micro một cách đáng tin cậy.

Phiên hỏi đáp có thể cần thêm micro cầm tay cho khán giả.

Việc lựa chọn micro cũng cần xem xét đến cách người nói di chuyển.

Người thuyết trình di chuyển trên sân khấu có thể cần tùy chọn rảnh tay, trong khi nhóm thảo luận ngồi tại chỗ có thể phù hợp hơn với micro được đặt ở vị trí để thu âm ổn định.

Diễn giả

Việc lựa chọn diễn giả phụ thuộc vào địa điểm, quy mô khán giả và phạm vi bao phủ cần thiết.

Mục tiêu là tạo ra âm thanh đều và dễ hiểu chứ không phải âm lượng quá lớn.

Nhóm kỹ thuật cần xem xét vị trí ngồi của khán giả, vị trí của người thuyết trình và liệu các khu vực khác nhau có cần thêm vùng phủ sóng hay không.

Phối âm và xử lý âm thanh

Bàn trộn âm thanh chịu trách nhiệm quản lý nhiều nguồn âm thanh khác nhau.

Một hội nghị có thể có micro, âm thanh thuyết trình, phát lại video, nhạc nền và người tham dự từ xa.

Mỗi nguồn lực cần được kiểm soát và cân bằng.

Điều này càng trở nên quan trọng hơn khi chương trình trở nên phức tạp hơn.

Chọn Màn hình phù hợp

Thiết bị hình ảnh là một phần quan trọng khác của doanh nghiệp. cho thuê thiết bị nghe nhìn.

Giải pháp hiển thị phù hợp phụ thuộc vào nội dung, địa điểm và khoảng cách xem.

Các tùy chọn phổ biến bao gồm:

• Màn hình LED
• Hệ thống chiếu
• Màn hình LCD hoặc màn hình chuyên nghiệp
• Các công cụ giám sát độ tin cậy
• Màn trình diễn sân khấu
• Màn hình trình chiếu

Màn hình LED

Màn hình LED thường hữu ích cho các sự kiện doanh nghiệp lớn vì chúng có thể cung cấp hình ảnh sáng rõ và ấn tượng.

Chúng đặc biệt phù hợp khi sân khấu cần hiển thị các bài thuyết trình, thương hiệu, video, đồ họa hoặc hình ảnh trực tiếp từ camera.

Chiếu

Việc trình chiếu vẫn có thể hữu ích khi cần hình ảnh lớn và điều kiện địa điểm phù hợp.

Tuy nhiên, cần phải xem xét đến ánh sáng xung quanh, khoảng cách chiếu, kích thước màn hình và độ sáng của nội dung.

Máy đo độ tin cậy

Màn hình phụ trợ cho phép người thuyết trình xem nội dung bài thuyết trình mà không cần quay mặt về phía màn hình chính.

Điều này đặc biệt hữu ích cho các bài phát biểu quan trọng và các bài thuyết trình mà người diễn giả cần duy trì sự chú ý của khán giả.

Do đó, việc lựa chọn màn hình hiển thị không chỉ đơn thuần là hỏi xem có màn hình LED hay máy chiếu hay không.

Nhóm kỹ thuật cần cân nhắc xem khán giả thực sự sẽ nhìn thấy gì.

Đừng quên khả năng tương thích với bản trình bày

Từ góc nhìn của người nghe, một bài thuyết trình doanh nghiệp có thể trông khá đơn giản.

Tuy nhiên, đằng sau hậu trường, có thể có một số điểm kết nối tiềm tàng.

Người thuyết trình có thể mang theo các loại máy tính xách tay, định dạng trình bày và yêu cầu kết nối khác nhau.

Cấu hình kỹ thuật có thể cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• HDMI
• USB-C
• Trình chiếu không dây
• Máy tính xách tay thuyết trình
• Xem lại video
• trượt bấm
• Nguồn cấp dữ liệu thuyết trình từ xa
• Hình ảnh từ camera
• Máy tính phát lại

Cần kiểm tra tính tương thích trước khi sự kiện diễn ra.

Một bài thuyết trình trông hoàn hảo trên máy tính xách tay của người tổ chức vẫn cần được kiểm tra thông qua chuỗi tín hiệu thực tế của sự kiện.

Đây là một lý do tại sao dịch vụ cho thuê thiết bị nghe nhìn chuyên nghiệp nên bao gồm cả khâu chuẩn bị kỹ thuật chứ không chỉ đơn thuần là giao thiết bị.

Hãy coi ánh sáng như một phần của trải nghiệm nghe nhìn.

Ánh sáng đôi khi được coi là một yếu tố trang trí.

Tuy nhiên, đối với các sự kiện doanh nghiệp, nó cũng có thể phục vụ các chức năng thực tiễn và trực quan.

Hệ thống ánh sáng sân khấu giúp đảm bảo người nói dễ dàng được nhìn thấy.

Đèn chiếu điểm có thể tập trung sự chú ý vào người thuyết trình hoặc sản phẩm.

Đèn LED chiếu sáng có thể hỗ trợ xây dựng thương hiệu và tạo nên không gian sự kiện tổng thể.

Ánh sáng chuyển động và hiệu ứng lập trình có thể phù hợp cho các buổi ra mắt sản phẩm, lễ trao giải hoặc các tiết mục giải trí.

Hệ thống ánh sáng cũng cần phải hoạt động song song với máy quay phim.

Một căn phòng trông có vẻ ổn đối với người xem chưa chắc đã tạo ra hình ảnh tốt nhất cho việc chụp ảnh, ghi âm hoặc phát trực tiếp.

Do đó, hệ thống chiếu sáng cần được lên kế hoạch dựa trên các yêu cầu về mặt hình ảnh của sự kiện.

Lên kế hoạch cho camera và video trực tiếp

Các sự kiện doanh nghiệp ngày càng sử dụng máy quay phim không chỉ để ghi hình.

Hệ thống camera có thể hỗ trợ:

• Sống trực tuyến
• Hình ảnh hoặc nguồn cấp dữ liệu camera trực tiếp lên màn hình LED.
• Ghi sự kiện
• Hình ảnh cận cảnh loa
• Trình diễn sản phẩm
• Phỏng vấn
• Nội dung truyền thông xã hội

Nếu cần lắp đặt camera, chúng cần được xem xét ngay từ giai đoạn lập kế hoạch hệ thống nghe nhìn ban đầu.

Vị trí đặt máy quay có thể ảnh hưởng đến bố cục sân khấu, tầm nhìn của khán giả và khu vực điều khiển kỹ thuật.

Đối với các chương trình phát trực tiếp, tín hiệu video cũng cần được truyền tải một cách ổn định từ máy quay đến hệ thống sản xuất và sau đó đến màn hình hoặc nền tảng phát trực tuyến.

Điều này có nghĩa là việc sản xuất video không nên được coi là một dịch vụ bổ sung độc lập.

Nó cần phải tích hợp với phần còn lại của hệ thống AV.

Hãy suy nghĩ về chương trình sự kiện

Các yêu cầu về thiết bị nghe nhìn có thể thay đổi trong suốt một sự kiện doanh nghiệp.

Một hội nghị buổi sáng có thể bắt đầu bằng các bài thuyết trình khai mạc.

Tiếp theo, chương trình chuyển sang phần thảo luận nhóm.

Sau bữa trưa, có thể sẽ có buổi trình diễn sản phẩm.

Sau đó, sự kiện có thể kết thúc bằng lễ trao giải hoặc buổi giao lưu kết nối.

Về cơ bản, thiết bị có thể vẫn giữ nguyên, nhưng cách sử dụng thì thay đổi.

Điều này có nghĩa là đội ngũ sản xuất cần hiểu rõ kịch bản chương trình.

Ví dụ:

Mở Cửa
Nhạc → hiệu ứng ánh sáng → màn hình trình chiếu → micro của người dẫn chương trình

Chủ âm
Microphone của người thuyết trình → nội dung bài thuyết trình → màn hình giám sát độ tin cậy

Bảng điều khiển
Nhiều micro → hệ thống đèn sân khấu → màn hình trình chiếu hoặc quảng bá thương hiệu

Ra mắt sản phẩm
Phát lại video → hiệu ứng ánh sáng → tập trung vào sản phẩm → âm nhạc

Đóng Cửa
Bài thuyết trình cuối cùng → nhạc kết thúc → chuyển đổi ánh sáng

Nhóm AV càng hiểu rõ chương trình thì việc chuẩn bị hệ thống xung quanh chương trình đó càng trở nên dễ dàng hơn.

Hãy xem xét việc quản lý nguồn điện và dây cáp.

Cần xem xét yêu cầu về nguồn điện trước khi thiết bị được giao đến.

Một sự kiện doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời màn hình LED, hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy tính xách tay, máy quay phim, thiết bị điều khiển và các thiết bị kỹ thuật khác.

Nhóm kỹ thuật cần hiểu rõ nguồn điện có sẵn ở đâu và thiết bị sẽ được phân bổ như thế nào.

Quản lý dây cáp cũng quan trọng không kém.

Dây cáp có thể cần phải di chuyển giữa sân khấu, vị trí điều khiển, loa, màn hình và các khu vực kỹ thuật khác.

Các tuyến đường này cần được bố trí an toàn mà không gây cản trở đến sự di chuyển của khán giả.

Đối với các dự án sản xuất quy mô lớn, việc phân phối điện và lập kế hoạch cáp nên được đưa vào thiết kế kỹ thuật ngay từ đầu chứ không nên giải quyết vào phút cuối.

Hãy nghĩ về hỗ trợ kỹ thuật, chứ không chỉ là thiết bị.

Một trong những điểm khác biệt lớn nhất giữa dịch vụ cho thuê thiết bị và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật toàn diện là những gì xảy ra sau khi thiết bị được giao đến.

Một sự kiện doanh nghiệp có thể sở hữu hệ thống kỹ thuật hiện đại nhưng vẫn gặp vấn đề nếu không có ai chịu trách nhiệm vận hành nó.

Ai đó có thể cần phải:

• Vận hành hệ thống âm thanh
• Quản lý việc phát lại bản trình chiếu
• Chuyển đổi nguồn cấp dữ liệu camera
• Điều khiển ánh sáng
• Microphone giám sát
• Hỗ trợ người thuyết trình
• Khắc phục sự cố kỹ thuật
• Điều phối các tín hiệu hiển thị

Yêu cầu phụ thuộc vào sự kiện.

Một cuộc họp nhỏ có thể chỉ cần hỗ trợ kỹ thuật cơ bản.

Một hội nghị nhiều phiên có thể cần đến nhiều người điều hành.

Việc ra mắt sản phẩm với video trực tiếp, hiệu ứng ánh sáng và nhiều nguồn phát lại có thể đòi hỏi một đội ngũ sản xuất toàn diện hơn.

Khi so sánh các nhà cung cấp dịch vụ cho thuê thiết bị nghe nhìn , hãy hỏi xem dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật nào được bao gồm trong báo giá.

Luôn bao gồm buổi diễn tập hoặc kiểm tra kỹ thuật.

Kiểm thử là một trong những cách đơn giản nhất để giảm thiểu những sự cố kỹ thuật bất ngờ.

Mục tiêu không chỉ đơn thuần là bật thiết bị lên.

Toàn bộ quy trình xử lý sự kiện cần được kiểm tra.

Điều đó có thể bao gồm:

• Kiểm tra micro
• Phát lại bài thuyết trình
• Xem lại video
• Hiển thị trên màn hình
• Hình ảnh từ camera
• Tín hiệu chiếu sáng
• Phát lại âm thanh
• Loa từ xa
• Kết nối truyền phát
• Máy tính xách tay của người thuyết trình
• Các công cụ giám sát độ tin cậy
• Hiển thị tín hiệu

Nếu có thể, người thuyết trình cũng nên tham gia.

Buổi diễn tập kỹ thuật cho phép nhóm xác định các vấn đề trước khi khán giả vào phòng.

LSAV khuyến nghị nên kiểm tra thiết bị, diễn tập và chạy thử các tình huống khác nhau trước khi sự kiện bắt đầu.

Do đó, việc lập kế hoạch âm thanh hình ảnh cho doanh nghiệp nên bao gồm thời gian diễn tập thay vì coi đó là tùy chọn nếu lịch trình cho phép.

Có một kế hoạch dự phòng

Việc lập kế hoạch AV chuyên nghiệp cũng cần xem xét điều gì sẽ xảy ra nếu có sự cố không như mong đợi.

Điều này không có nghĩa là phải sao chép mọi thiết bị.

Phương án sao lưu phù hợp phụ thuộc vào tầm quan trọng của hệ thống và sự kiện.

Các ví dụ có thể bao gồm:

• Micrô dự phòng
• Máy tính xách tay dự phòng để trình chiếu
• Các loại cáp và bộ chuyển đổi bổ sung
• Nguồn phát lại sao lưu
• Đường dẫn tín hiệu dự phòng
• Pin dự phòng
• Tệp trình bày thay thế
• Dự phòng kết nối internet để phát trực tuyến

Câu hỏi quan trọng nhất là:

Điều gì sẽ xảy ra nếu thành phần này gặp sự cố trong suốt sự kiện?

Đối với các hệ thống quan trọng, câu trả lời cần được xem xét trước ngày trình diễn.

Các hướng dẫn lập kế hoạch AV cho doanh nghiệp thường khuyến nghị có kế hoạch dự phòng và thiết bị dự phòng để giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động khi xảy ra sự cố kỹ thuật.

Cân bằng ngân sách của bạn dựa trên những điều quan trọng nhất.

Ngân sách là một phần tất yếu của mọi sự kiện doanh nghiệp.

Tuy nhiên, gói thiết bị rẻ nhất chưa chắc đã là gói phù hợp nhất.

Thay vì yêu cầu báo giá thấp nhất có thể, hãy chia các yêu cầu của bạn theo thứ tự ưu tiên.

Cần thiết

Thiết bị ảnh hưởng trực tiếp đến việc khán giả có thể nghe hoặc nhìn thấy chương trình hay không.

Quan trọng

Thiết bị giúp nâng cao chất lượng trình bày, xây dựng thương hiệu hoặc hiệu quả hoạt động.

Enhancement

Công nghệ bổ sung giúp cải thiện không khí hoặc trải nghiệm của khán giả nhưng không thiết yếu đối với chương trình chính.

Ví dụ, một hội nghị có thể ưu tiên chất lượng âm thanh, micro và màn hình trình chiếu trước khi thêm các hiệu ứng hình ảnh phức tạp.

Một buổi ra mắt sản phẩm có thể tập trung nhiều hơn vào màn hình LED, hệ thống chiếu sáng và khả năng phát video.

Do đó, việc phân bổ ngân sách nên phù hợp với mục tiêu của sự kiện.

Giải pháp cho thuê thiết bị nghe nhìn phù hợp không nhất thiết phải là gói lớn nhất. Đó là gói cung cấp hiệu suất cần thiết mà không cần thêm thiết bị không cần thiết.

Những câu hỏi cần đặt ra cho công ty cho thuê thiết bị nghe nhìn

Trước khi xác nhận nhà cung cấp, hãy đặt những câu hỏi thiết thực thay vì chỉ so sánh tên thiết bị.

1. Bạn đã từng làm việc với những sự kiện tương tự chưa?

Kinh nghiệm tổ chức hội nghị, ra mắt sản phẩm, hội thảo hoặc tiệc gala có thể hữu ích tùy thuộc vào loại sự kiện của bạn.

2. Anh/chị có tiến hành khảo sát hiện trường không?

Việc khảo sát địa điểm có thể giúp xác định các yêu cầu cụ thể của địa điểm trước khi sự kiện diễn ra.

3. Báo giá này bao gồm những gì?

Kiểm tra xem giá đã bao gồm phí giao hàng, lắp đặt, tháo dỡ, người vận hành, diễn tập và hỗ trợ kỹ thuật hay chưa.

4. Ai sẽ vận hành thiết bị?

Hãy tìm hiểu xem kỹ thuật viên có mặt tại sự kiện hay không.

5. Điều gì sẽ xảy ra nếu thiết bị bị hỏng?

Hãy hỏi về thiết bị dự phòng và các quy trình xử lý tình huống khẩn cấp.

6. Bạn có thể hỗ trợ toàn bộ quá trình thiết lập kỹ thuật không?

Nếu sự kiện của bạn cần âm thanh, màn hình, ánh sáng, máy quay phim và sân khấu, một nhà cung cấp dịch vụ tích hợp có thể giúp việc phối hợp trở nên dễ dàng hơn.

7. Chúng ta nên xác nhận các yêu cầu sớm đến mức nào?

Các sự kiện phức tạp đòi hỏi nhiều kế hoạch hơn, đặc biệt là khi liên quan đến việc tiếp cận địa điểm, thiết lập tùy chỉnh, nhiều hệ thống hoặc diễn tập.

Danh sách kiểm tra đơn giản để lựa chọn thiết bị AV

Trước khi hoàn tất việc thuê thiết bị nghe nhìn , hãy xác nhận:

Hạng mục	Câu hỏi để hỏi
Loại sự kiện	Chương trình này là gì?
Khán giả	Có bao nhiêu người sẽ tham dự?
địa điểm	Kích thước và bố cục của căn phòng như thế nào?
Bài nghe	Cần bao nhiêu loa và micro?
visuals	Khán giả cần thấy gì?
Về chúng tôi	Người thuyết trình sẽ sử dụng những thiết bị và định dạng nào?
Ańh sáng	Điều gì cần được làm sáng tỏ hoặc nhấn mạnh?
Video	Có cần camera, thiết bị ghi hình hay phát trực tiếp không?
Power	Các thiết bị kỹ thuật sẽ lấy nguồn điện từ đâu?
Internet	Việc phát trực tuyến hoặc tham gia trực tuyến có bắt buộc không?
Crew	Ai sẽ vận hành các hệ thống này?
Diễn tập	Khi nào nhóm kỹ thuật có thể kiểm tra mọi thứ?
sao lưu	Điều gì sẽ xảy ra nếu một bộ phận quan trọng bị hỏng?
Schedule	Thời gian dành cho việc thiết lập và kiểm tra là bao nhiêu?

Danh sách kiểm tra này cung cấp cho các nhà tổ chức một điểm khởi đầu trước khi yêu cầu báo giá.

Vì sao lập kế hoạch AV tích hợp tạo nên sự khác biệt

Các hệ thống AV khác nhau tại một sự kiện doanh nghiệp không hoạt động độc lập.

Âm thanh ảnh hưởng đến micro và các bài thuyết trình.

Video ảnh hưởng đến máy quay phim và màn hình LED.

Ánh sáng ảnh hưởng đến cả trải nghiệm của khán giả và hình ảnh thu được.

Thiết kế sân khấu ảnh hưởng đến vị trí người nói và tầm nhìn.

Quản lý nguồn điện và dây cáp ảnh hưởng đến vị trí lắp đặt thiết bị.

Kết quả là một hệ thống kỹ thuật liên kết chặt chẽ.

Đây là lý do tại sao việc lựa chọn thuê thiết bị nghe nhìn chỉ dựa trên giá của từng thiết bị riêng lẻ đôi khi có thể tạo ra những lỗ hổng giữa các hệ thống.

Cách tiếp cận tích hợp coi sự kiện như một sản phẩm duy nhất.

Thay vì hỏi:

“Màn hình LED giá bao nhiêu?”

Câu hỏi hay hơn có lẽ là:

“Giải pháp hiển thị nào sẽ đảm bảo khả năng hiển thị rõ nét cho khán giả và tích hợp với các yêu cầu về trình chiếu và máy quay của chúng ta?”

Thay vì hỏi:

“Chúng ta cần bao nhiêu diễn giả?”

coi như:

“Làm thế nào để hệ thống âm thanh phủ sóng đều khắp khán giả trong địa điểm này?”

Thiết bị trở thành giải pháp cho yêu cầu kỹ thuật, chứ không phải là điểm xuất phát.

Câu Hỏi Thường Gặp

Thông thường cần những thiết bị nghe nhìn nào cho một sự kiện doanh nghiệp?

Điều đó phụ thuộc vào sự kiện. Các yêu cầu phổ biến bao gồm micro, loa, bàn trộn âm thanh, màn hình LED hoặc máy chiếu, thiết bị trình chiếu, hệ thống chiếu sáng, máy quay phim và hệ thống điều khiển kỹ thuật.

Tôi nên chọn màn hình LED và máy chiếu như thế nào?

Hãy cân nhắc ánh sáng xung quanh địa điểm, kích thước màn hình, khoảng cách xem, nội dung và thiết kế sân khấu. Màn hình LED có thể cung cấp độ sáng mạnh và hiệu ứng hình ảnh ấn tượng, trong khi máy chiếu có thể phù hợp với một số môi trường trình chiếu nhất định.

Tôi có cần kỹ thuật viên cho một sự kiện doanh nghiệp không?

Không phải sự kiện nào cũng cần cùng một mức độ nhân viên kỹ thuật. Một cuộc họp đơn giản có thể chỉ cần hỗ trợ hạn chế, trong khi các hội nghị, sự kiện ra mắt sản phẩm và các dự án sản xuất đa hệ thống có thể được hưởng lợi từ các kỹ thuật viên chuyên trách để vận hành và giám sát thiết bị.

Tôi có nên kiểm tra thiết bị AV trước khi sự kiện diễn ra không?

Đúng vậy. Nên kiểm tra thiết bị bằng cách sử dụng nội dung thuyết trình thực tế, micro, nguồn video và các tín hiệu chương trình nếu có thể. Buổi diễn tập cũng có thể giúp người thuyết trình và nhân viên kỹ thuật xác định các vấn đề trước khi khán giả đến.

Tôi nên đặt thuê thiết bị nghe nhìn sớm đến mức nào?

Thời gian thực hiện phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của sự kiện. Các hội nghị lớn, lễ ra mắt sản phẩm và các sự kiện đa hệ thống thường yêu cầu lập kế hoạch kỹ thuật sớm hơn vì chúng có thể bao gồm khảo sát địa điểm, phối hợp thiết bị, bố trí tùy chỉnh, diễn tập và nhiều nhóm kỹ thuật.

Đọc thêm

Thiết bị nghe nhìn cho doanh nghiệp – Cách chọn thiết bị nghe nhìn phù hợp cho sự kiện của bạn
Cẩm nang thực tiễn bao gồm các yêu cầu của sự kiện, cân nhắc về địa điểm, thiết bị âm thanh và hình ảnh, ánh sáng, khảo sát địa điểm, thử nghiệm và lập kế hoạch dự phòng. Thiết bị nghe nhìn cho doanh nghiệp – Cách chọn thiết bị nghe nhìn phù hợp cho sự kiện của bạn

LSAV – Làm thế nào để chọn thiết bị AV phù hợp cho sự kiện của tôi?
Bao gồm các yêu cầu của sự kiện, đánh giá địa điểm, lập ngân sách, các thành phần AV cốt lõi, hỗ trợ kỹ thuật, hậu cần, thử nghiệm và diễn tập. LSAV – Làm thế nào để chọn thiết bị AV phù hợp cho sự kiện của tôi?